En la gestión de proyectos, la eficiencia y el cumplimiento de plazos son elementos clave para lograr el éxito. Una técnica ampliamente utilizada para acelerar la finalización de proyectos es el “fast tracking”. Esta estrategia consiste en superponer actividades o fases que normalmente se llevarían a cabo en secuencia, con el fin de reducir la duración total del proyecto. En este artículo de PMBC, exploraremos en qué consiste el fast tracking y cómo se ejecuta de manera efectiva.
¿Qué es el fast tracking?
El fast tracking es una técnica de gestión de proyectos que se basa en la superposición de actividades o fases que normalmente se ejecutarían en secuencia. En lugar de esperar a que una fase se complete antes de comenzar la siguiente, se llevan a cabo simultáneamente. Esto permite ahorrar tiempo y acelerar la finalización del proyecto.
Es una técnica versátil que se puede aplicar en una amplia gama de proyectos. Su implementación puede variar según el tipo de proyecto, pero su objetivo principal es ahorrar tiempo y lograr una entrega más rápida sin comprometer la calidad y los objetivos establecidos.
¿Cuándo usar la técnica de Fast tracking?
La decisión de utilizar la técnica de fast tracking en un proyecto depende de varios factores y consideraciones. A continuación, se presentan algunas situaciones en las que puede ser apropiado considerar el uso de esta técnica:
Plazos ajustados
Cuando el proyecto tiene plazos muy ajustados y se requiere una finalización más rápida, el fast tracking puede ser una opción a considerar. Permite acelerar la ejecución del proyecto al superponer actividades, lo que puede ayudar a cumplir con los plazos establecidos.
Cambios en los requerimientos
Si durante el desarrollo del proyecto se producen cambios significativos en los requerimientos o en las necesidades del cliente, el fast tracking puede ser una forma de adaptarse y gestionar los cambios y entregar resultados en un tiempo más corto. Al superponer actividades, se pueden lograr avances más rápidos en áreas clave del proyecto.
Ventaja competitiva
En ciertos sectores o industrias altamente competitivas, ser capaz de finalizar un proyecto antes que los competidores puede brindar una ventaja significativa. El fast tracking puede ser una estrategia para acelerar la entrega del proyecto y posicionarse de manera favorable en el mercado
Disponibilidad limitada de recursos
Si hay restricciones en la disponibilidad de recursos clave para el proyecto, como personal especializado o equipos, el fast tracking puede ayudar a optimizar y aprovechar al máximo esos recursos limitados. Al superponer actividades, se pueden utilizar los recursos de manera más eficiente y completar el proyecto en menos tiempo.
Demanda urgente del producto o servicio
En ocasiones, puede surgir una demanda urgente de un producto o servicio que el proyecto busca entregar. En tales casos, el fast tracking puede ser una estrategia para acelerar la finalización y cumplir con la demanda en un plazo más corto.
Es importante tener en cuenta que el fast tracking también conlleva ciertos riesgos y desafíos adicionales, como una mayor complejidad de coordinación, posibles conflictos entre actividades superpuestas y un mayor potencial de errores. Por lo tanto, antes de decidir utilizar esta técnica, es necesario realizar un análisis detallado de los beneficios y las implicaciones, considerando las características específicas del proyecto y los objetivos que se persiguen. Además, es esencial contar con un plan de gestión de riesgos y una comunicación efectiva para mitigar cualquier impacto negativo y asegurar el éxito de la implementación del fast tracking.
¿Cómo se ejecuta el fast tracking?
La ejecución del fast tracking implica una serie de pasos y consideraciones para asegurar su efectividad. A continuación, se detallan los pasos clave:
Identificar las actividades paralelizables
En primer lugar, se deben identificar las actividades paralelizables, analizando el proyecto y determinando aquellas que pueden superponerse de manera segura sin comprometer la calidad ni los objetivos del proyecto. Es importante que estas actividades tengan una dependencia mínima de otras y sean capaces de ejecutarse de manera independiente.
Analizar las dependencias y restricciones
Una vez identificadas las actividades paralelizables, se debe analizar cuidadosamente las dependencias y restricciones asociadas a cada una. Esto implica comprender cómo se afectan mutuamente y si existen recursos compartidos o dependencias que puedan generar conflictos. Durante esta etapa, es fundamental identificar cualquier riesgo potencial y desarrollar estrategias de mitigación adecuadas.
Priorizar las actividades críticas
En el siguiente paso, se debe priorizar las actividades críticas, aquellas que son indispensables para el éxito del proyecto y tienen un impacto significativo en la entrega final. Estas actividades deben recibir una atención especial y ser ejecutadas en el menor tiempo posible. Establecer una prioridad adecuada garantizará que se les dedique el enfoque necesario.
Planificar y coordinar
Una vez que se han identificado las actividades y se han establecido las prioridades, se procede a la planificación y coordinación. Esto implica crear un plan detallado que incluya las actividades a superponer, los recursos necesarios y las fechas de inicio y finalización correspondientes. Es fundamental mantener una buena coordinación entre los miembros del equipo, evitando conflictos y fomentando una ejecución fluida del proyecto. Establecer canales de comunicación claros y promover la colaboración activa entre los involucrados también es de vital importancia en esta etapa. En la siguiente entrada se detallan 8 herramientas de gestión de proyectos.
Monitorear y ajustar
A medida que se avanza en la ejecución del proyecto, es necesario monitorear constantemente el progreso y realizar ajustes cuando sea necesario. El seguimiento activo del avance de las actividades superpuestas permitirá identificar desviaciones o problemas y tomar medidas correctivas de manera oportuna. El objetivo es mantener el proyecto en el camino correcto y asegurar que se cumplan los plazos establecidos.
Control de calidad
En todo momento, se debe asegurar un estricto control de calidad. Realizar revisiones periódicas, pruebas y verificaciones garantizará que los resultados obtenidos cumplan con los estándares y requisitos establecidos. Es importante recordar que la calidad no debe ser comprometida en aras de la velocidad. Mantener un enfoque riguroso en el control de calidad es esencial para el éxito del proyecto.
Evaluación de riesgos
Por último, se debe llevar a cabo una evaluación continua de los riesgos asociados con el fast tracking. Identificar y evaluar los posibles riesgos y establecer planes de contingencia permitirá estar preparados para enfrentar cualquier problema o retraso que pueda surgir durante la ejecución del proyecto.
El éxito del fast tracking depende de una cuidadosa planificación, coordinación efectiva, comunicación clara y seguimiento constante. Cada proyecto es único y puede requerir enfoques adaptados a su contexto específico.
