Dado al nuevo panorama digital, las empresas suelen tener diferentes equipos especializados en cada área. Cada uno de ellos trabaja en tareas distintas, que muchas veces, unos dependen de otros. De ahí la necesidad de las herramientas de gestión de proyectos para unificar todo en una misma plataforma.
De esta manera, la falta de comunicación o la ineficiencia en la gestión de proyectos puede ser motivo de improductividad entre el equipo de trabajo. Es por ello, que las herramientas digitales para la gestión de proyectos son cada vez más imprescindibles. Por suerte, aquí te enseñamos 8 herramientas de gestión de proyectos que te salvarán en más de una ocasión.
¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?
Se puede definir las herramientas de gestión de proyectos como aplicaciones o software son los que puedes hacer un seguimiento de tus tareas, recursos y equipos para facilitar la ejecución de los proyectos. Estas herramientas suelen estar alojadas en la nube, por lo que la colaboración es más efectiva.
En otras palabras, para tener éxito en la gestión de cualquier proyecto en sus diferentes fases, necesitas las mejores herramientas de gestión de proyectos. De esta manera, podrás controlar y dar soluciones a los posibles problemas que se vayan desarrollando.
Es común trabajar por proyectos, por lo que es recomendable tener una buena organización. Esto se puede conseguir gracias a las herramientas de gestión de proyectos, que te permiten la aplicación de una planificación, una ejecución y un control con el fin de alcanzar tus metas planteadas.
Por qué tener herramientas de gestión de proyectos
Se estima que un 80% de las empresas utilizan herramientas de gestión de proyectos para mejorar sus procesos empresariales. De hecho, muchas consideran que la administración de proyectos es uno de los mayores problemas que mayor tienen, debido a la falta de herramientas de gestión de proyectos adecuadas.
No es apropiado solamente dejar la organización de los proyectos al email. Es necesario escoger entre alternativas de herramientas de gestión de proyectos para proporcionar un control y una estructura que puedan organizarse eficientemente. De allí es la clave de todo negocio, ya que estos software organizan todo un equipo de trabajo y deja claro cuáles son sus funciones e incluso las fechas de entrega.
De esta forma, las herramientas de gestión de proyectos ayudan a organizar mejor un proyecto en cuanto a su estructura interna. También son importantes para elaborar calendarizaciones, trazar metas y objetivos y señalar posibles problemas en el desarrollo de tus proyectos.
Entonces, se puede decir que si trabajas con numerosos proyectos al mismo tiempo, el uso de herramientas de gestión de proyectos puede ser una alternativa perfecta para alcanzar los plazos de tus proyectos. Puedes desde facilitar la gestión de los proyectos, mejorar la gestión de tareas por parte de cada responsable, promover el flujo de trabajo entre el equipo hasta dar visibilidad de la evolución de todos los proyectos.
¿Cuáles son sus beneficios?
Cuando haces uso de las herramientas de gestión de proyectos te aportará diferentes beneficios. ¡Veamos algunos de ellos
- Permitir organizar los tiempos: estas herramientas pueden decirte de forma automática y objetiva los plazos de tiempos dedicados a cada uno de los proyectos.
- Dar un control total: las herramientas de gestión de proyectos te dan una visión completa del estado de cada proyecto en tiempo real y desde cualquier parte y dispositivo.
- Mejorar la comunicación interna: hace que la comunicación entre todas las personas que colaboran en un proyecto concreto sea más sencilla y fluida.
- Incrementar la productividad: toda la información referente al proyecto estará en un mismo sitio, ahorrándote tiempo y acceder a ella en cualquier momento y lugar.
- Controlar la rentabilidad: podrás conocer la verdadera carga de trabajo de cada persona para optimizar los recursos y medir entre las horas planificadas y las que realmente se han invertido.
Conoce 8 herramientas de gestión de proyectos gratuitos que serán tus próximas aliadas
¡Enhorabuena! Son muchas las alternativas de herramientas de gestión de proyectos que te harán alcanzar el éxito con la organización, ya sean de pago o gratuitas. Por ello, te hemos hecho una lista con los software más populares y preferidos.
Trello
Esta herramienta de gestión de proyectos está disponible desde 2011 y es una de las más utilizadas debido a su sencillez. Se estima que más de un millón de equipos de todo el mundo la utilizan por ser muy intuitiva. Es que, a través de tableros, listas y tarjetas, podrás gestionar tus proyectos, organizar y asignar tareas. Todo en un mismo lugar y fomentando el trabajo colaborativo.
Cuenta con una versión gratuita con la que puedes crear hasta 10 tableros y versiones pagas que van desde los 9,99 € hasta en función de tus necesidades.
Sus características:
- Permite incluir archivos adjuntos simplemente arrastrando y soltando. Es perfecta para compartir imágenes o cualquier documento al equipo de trabajo o al cliente.
- Cuenta con una automatización integrada para optimizar las tareas más tediosas y el flujo de trabajo.
- Integración de los tableros de Trello con distintas aplicaciones como Dropbox como Google Drive.
Lo malo de Trello:
- Tiene funciones limitadas
- No ofrece etiquetas globales
Podio
Podio es una herramienta que te permite incluir todo el contenido, los comentarios, las conversaciones y el proceso en única herramienta colaborativa y sincronizada. Además, es una de las herramientas de gestión de proyectos, que se destaca por los roles claramente definidos y lo fácil y rápido que puedes hacer los cambios.
Tiene una versión gratuita, una básica pago de 7,2 $, una de 11,2 $ y una prémium de 19,20 $, dependiendo de tus necesidades.
Características
- Permite incluir a tus clientes, colaboradores y otras partes externas de forma totalmente gratuita.
- Cuenta con un CRM conectado.
- El almacenamiento es ilimitado y puedes consultar proyectos pasados en cualquier momento.
- Integración con plataformas como Dropbox, Google Drive, Google Calendar, Evernote, Microsoft Exchange, entre otras.
Asana
Asana es una herramienta perfecta tanto para tareas pequeñas como para iniciativas a gran escala. Te permite organizar y asignar tareas a través de listas donde el equipo puede ver de forma clara cuáles son sus tareas, cuáles son las prioridades y cuál es el plazo de entrega. Además, tiene la alternativa de tener un sistema de notificaciones que puede ser muy útil para mandar recordatorios.
Es una de las herramientas de gestión de proyectosmás visual, que te permite ver las tareas tanto en formato de tablero como de calendario. Por lo tanto, Asana cuenta con un plan gratuito (básico), un plan Premium de 10,99 $ al mes por usuario, un plan Business de 24,99 $ al mes por usuario y un plan Enterprise que se adapta al tamaño de tu empresa.
Características
- Permite incluir a proveedores y socios externos para colaborar con ellos.
- Automatizar ciertas tareas como la asignación del trabajo o las fechas de entregas para reducir los posibles errores.
- Tiene la opción de crear formularios que faciliten el envío y la recepción de solicitudes de trabajo.
- Cuenta con más de 50 plantillas que puedes adaptar a tu forma de trabajo.
ClickUp
Esta es una de las herramientas de gestión de proyectos que más sorprende por todas las posibilidades de personalización que ofrece. De hecho, cada usuario puede escoger una de las tres maneras distintas para visualizar sus proyectos o tareas. Todo sin requerir conocimientos de códigos.
Asimismo, tiene múltiples funcionalidades, que destaca por la capacidad de organizar tus proyectos según la prioridad y asignar las tareas a distintos grupos. Además, podrás ver la carga de trabajo diaria de cada persona. Por lo tanto, Click Up es una herramienta de gestión de proyectos totalmente asequible, puesto que tiene una completa versión gratuita, y con un plan ilimitado por tan solo 5 $ al mes por usuario.
Características
- Cuenta con más de 1.000 integraciones.
- Dispone de más de 50 acciones de automatización. Tiene varias plantillas preconstruidas y otras puedes crearlas tú mismo.
- Permite crear bases de datos que vinculen tareas con documentos concretos.
- Seguimiento del progreso de tus objetivos, creando informes para poder administrar los recursos de forma más eficaz.
Lo malo de ClickUp
- Solo cuenta con idioma inglés
- No ofrece diagrama de Gantt en su versión gratuita.
Microsoft Project
Otras de las herramientas de gestión de proyectos es Microsoft Project, ya que es un excelente aliado a la hora de organizar, con la posibilidad de la colaboración de tareas. Su principal objetivo es la optimización de tareas que facilita el acceso desde cualquier dispositivo. Además, tiene la cualidad de realizar análisis avanzados gracias a su integración con Power Bi. En tal sentido, utiliza metodologías ágiles que facilitan la toma de decisiones, lo que hace que las visualizaciones sean directas y rápidas, a fin de evaluar el desarrollo de los proyectos.
Características
- Sus funciones son fáciles de utilizar.
- Presenta excelentes flujos de trabajo.
- Integra plantillas personalizables integradas.
- Control de recursos y cálculo de costos.
- Permite compartir informes que incluyen la evolución del proyecto y la situación financiera.
- Resumen de situación con escalas diversas de tiempo.
Lo malo de Microsoft Project:
- No es multiplataforma
Notion
Notion es una de las herramientas de gestión de proyectos que se hizo popular desde 2021. Esto se debe a su gran capacidad de personalización y funciones. Los proyectos que encajan de forma perfecta con esta herramienta son: diseño, ventas, marketing, ingeniería, recursos humanos e incluso para tus tareas personales desde un mismo sitio.
Entre sus funciones te permite crear una “wiki” del equipo de trabajo, incluir tablas, gráficos, calendarios, listas, galerías y líneas de tiempo, entre otros. También, tienes la posibilidad de agregar notas, documentos completos y solicitar apoyo a tus compañeros en tiempo real.
Notion nace con el objetivo de convertirse en un “espacio de trabajo de todo en uno”. En otras palabras, su propósito es que todo un equipo pueda acceder a la herramienta y encontrar absolutamente todo lo que está buscando.
Características
- Tiene una gran capacidad de personalización
- Se puede sincronizar en muchos dispositivos
- Uso de base de datos sin la necesidad de tener conocimientos de programación
- Permite incluir gráficos, líneas temporales y tablas en los distintos espacios de trabajo.
- Puedes incluir toda la información del proyecto en cada workspace y así acceder a él en un mismo lugar.
- Puedes incluir archivos, imágenes y comentarios sobre cada proyecto.
- Lo puedes integrar con otras aplicaciones como Google Maps o Google Drive.
Lo malo de Notion:
- La versión gratuita puede resultar algo limitada para ciertos usuarios.
Slack
Se considera que Slack es el WhatsApp del trabajo. Esta herramienta de gestión de proyectos ofrece una comunicación de mensajería instantánea que te permite estar en contacto con tu equipo en todo momento. Con Slack puedes crear canales que incluyan a todas las personas de un equipo en un proyecto en concreto y mantener el contacto con ellas.
Slack es gratuita, pero tiene un plan de pago que va desde los 6,25 € al mes y varía en función del tamaño del equipo que tengas.
Características
- Los mensajes se guardan para acceder a ellos siempre que quieras.
- Puedes adjuntar archivos y material multimedia.
- Cuenta con Slack Connect con el que puedes crear canales compartidos en donde trabajar con socios externos.
- Se puede integrar con otras aplicaciones como Google Drive, Dropbox, Salesforce y crear accesos directos.
Todoist
Todoist es una de las herramientas de gestión de proyectos gratuita más poderosa, que permite la subcategorización de tareas y definición de prioridades hasta por 4 niveles. También, puedes utilizar etiquetas, recordatorios y fechas de entregas. Además, la función de búsqueda de tareas te permite simplificar tu tiempo y encontrar fácilmente esa tarea que necesites ver al momento.
Asimismo, es una herramienta donde puedes definir la cantidad de tareas que necesites y aumentar tu productividad en tus proyectos. De esta manera, puedes optimizar el desempeño diario o semanal con gráficos de tu propio rendimiento. Todoist tiene una interfaz muy simple y es compatible con cualquier plataforma.
Lo malo de Todoist:
- No cuenta con recordatorios en la versión gratuita.
¿Cómo escoger el mejor software de Gestión de Proyectos para tus necesidades?
Ya hemos hablado sobre qué son las herramientas de gestión de proyectos, su importancia y cuáles son las más populares. Ahora, es momento de saber cuáles son esos aspectos que debes tener en cuenta al momento de elegir tu herramienta para tus proyectos.
Funcionalidades
Aparte de las funciones básicas de las herramientas de gestión de proyectos, como la asignación de tareas o el seguimiento de progreso, hay otras características que deben poseer un software de gestión de proyectos.
La colaboración y la comunicación son aspectos fundamentales de un proyecto. La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos cuentan con esta función, pero hay algunas que están más avanzadas que otras. Además, es poco probable gestionar un proyecto donde no exista riesgos. Por ello, estas herramientas puede generar un gran impacto en la planificación. Es muy conveniente contar con una solución integral para ayudarte a la productividad o rentabilidad de tus proyectos.
Integraciones con otras herramientas
Al elegir entre las herramientas de gestión de proyectos, es importante analizar qué desarrollos y conexiones permite. En otras palabras, ten en cuenta una alternativa que sea adapte a tus necesidades.
Soporte
También es fundamental tener en cuenta el idioma en el que se puede utilizar. Esto se debe a que todo el equipo debe usarla y el lenguaje puede ser un obstáculo. Es decir, con la herramienta elegida, todos los miembros de tu equipo deben sentirse cómodos, ya que deben ser fácil de usar y el lenguaje puede ser uno de los elementos que contribuyen a la usabilidad del software. Además, es crucial la asistencia técnica, que idealmente debe ser de 24/7.
Presupuesto
Cuanto más grande sea tu proyecto, más tareas hay que documentar y administrar. Por lo tanto, para una gestión eficiente, una opción básica de las herramientas de gestión de proyectos no es lo ideal. Es necesario tener un software que haga seguimiento de tus proyectos y que proporcione informes rápidos y claros sobre el desempeño.
Entonces, ¿es importante tener herramientas de gestión de proyectos?
Las herramientas de gestión de proyectos son esenciales para lograr el éxito de tus proyectos. Por lo tanto, debes elegir la herramienta que cumpla tus necesidades. El proceso de elección requiere de tiempo y no lo debes tomar a la ligera, ya que debes tener en cuenta ciertos aspectos dependiendo de lo que necesites.
En la lista que te dimos de 8 herramientas, hay unas que serán más apropiadas para ti que otras, pero es precisamente que necesitas hacer una adecuada investigación y evaluación de las diferentes opciones que te hemos dado para acertar con la más indicada.
Lo que sí es un hecho, es que el uso de herramientas de gestión de proyectos impulsa significativamente a la productividad y rentabilidad. Así que encuentra tu herramienta ideal para ti y empieza a trabajar efectivamente. Además, puedes darle más nivel a tu carrera profesional con la certificación PMP y CAMP y convertirte en un gestor de proyectos con nuestro sello de prestigio. ¡Éxito con nuestros cursos!
