Incluso en los proyectos más seguros y mejor planificados entra en juego la incertidumbre. Para enfrentarnos a ella es fundamental que tengamos los conocimientos y herramientas necesarios con los que efectuar una adecuada gestión de riesgos. Esto quiere decir que, será importante realizar un análisis de riesgos preventivo y proactivo en cualquier proyecto. Se trata del risk management, así se conoce la gestión de riesgos de un proyecto. Su objetivo es el de responder de forma dinámica a los posibles diferentes tipos de riesgos que podemos encontrar a lo largo del desarrollo del proyecto.
¿Y qué es un riesgo? Todo aquello que influir en el éxito del proyecto, es decir, cualquier impedimento o inconveniente que surja y que afecte al rendimiento y desarrollo del trabajo. Siempre que se lleve a cabo una gestión de riesgos correcta, podremos prevenirnos y adelantarnos a estas dificultades para solventarlas de la manera más efectiva posible. Para ello es fundamental saber qué es una gestión de riesgos, cuándo nos encontramos ante una crisis y cómo debemos actuar para superar cualquier obstáculo que se nos presente. En este post te contamos todo esto y te explicamos cuáles son los tipos de riesgos que pueden surgir y cuál es el papel del Project Manager en todo esto.
¿Qué es la gestión de riesgos?
Antes de preguntarnos cómo hacer una gestión de riesgos adecuada, debemos saber a qué nos referimos exactamente cuando hablamos de “gestión de riesgos”. Se trata del proceso por el cual identificamos y evaluamos los riesgos que pueden afectar a nuestro proyecto con el fin de prevenir o minimizar sus posibles consecuencias. ¿Pero es una gestión de riesgos a priori o a posteriori? La gestión de riesgos no es una acción reactiva, es decir, no responde al riesgo una vez ha aparecido. Es un sistema proactivo, ya que antes incluso de la aparición de un problema, ya ha elaborado un plan con el que afrontarlo.
De este modo, la gestión es de riesgos es la acción de administrar la incertidumbre de un proyecto. Es una función que lleva a cabo el Project Manager, es decir, el director del proyecto. A través de este proceso el Project Manager podrá identificar los aspectos más seguros y estables del trabajo, así como aquellas otras circunstancias o acontecimientos probables que podrían afectar al proceso. Estos eventos probables pueden ser negativos o positivos, por lo que podrán suponer una amenaza o una oportunidad. Esto lo veremos más adelante. En resumen, la gestión de riesgos es el conjunto de acciones preventivas, correctivas y mitigadoras que deben llevarse a cabo para eliminar y prevenir cualquier amenaza. Nos ayuda a tener una respuesta a un problema de antemano, sin dejar lugar a la improvisación ya que este suceso podría realmente condicionar la continuidad del proyecto.
Tipos de riesgos
Tal como comentamos con anterioridad, existen dos tipos de riesgos, aquellos que suponen una amenaza clara para el proyecto (negativos) y aquellos de los que podemos sacar algún provecho o mejora (positivos). Para conseguir contemplar todos estos tipos de riesgos resulta necesario hacer un ejercicio de “creer en imposibles”. Es decir, si queremos evaluar cualquier posible imprevisto debemos ser capaces de ponernos en lo peor y analizar hasta los hipotéticos casos más insospechados.
A continuación, vamos a establecer las diferencias entre los riesgos positivos y los riesgos negativos dentro de un proyecto.
Riesgo positivo
Si bien es cierto que el término gestión de riesgos nos lleve automáticamente a pensar en los riesgos negativos, aunque parezca contradictorio, también existen riesgos positivos que podrás servir de ayuda a nuestro proyecto. El Project Management Institute (PMI), la asociación que establece las directrices de la gestión de proyectos, define los riesgos positivos como aquellos eventos inesperados que pueden traducirse en una oportunidad. Es decir, todo aquel imprevisto que pueda crear un impacto positivo en el proyecto.
Cuando nos encontramos ante un riesgo positivo, es importante que el Project Manager sepa dar los pasos adecuados para sacar un beneficio a esa situación. Para ello, nos habrá ayudado el haber establecido -previamente- un adecuado plan de gestión de riesgos.
Un ejemplo sencillo que puede ayudarnos a ilustrar un tipo de riesgo positivo es aquel en el que un aumento de leads es inesperado. En este caso podríamos vernos sobrepasados y sin las herramientas para afrontar la demanda, pero bien ejerciendo una buena gestión de riesgos puede ser una oportunidad de sacar el máximo provecho a nuestro proyecto.
Riesgo negativo
Este tipo de riesgos, sin embargo, constituyen una amenaza evidente para el éxito del proyecto. Son los riesgos en los que todos pensamos cuando hablamos de la necesidad de realizar una gestión de riesgos eficiente. Estas contingencias han de ser rápidamente solventadas por parte del Project Manager si se quiere continuar con el proyecto. De esta manera, será muy importante haberlos contemplado con anterioridad para poder anticiparnos y, por supuesto, prevenirnos de ellos lo máximo posible.
Pasos para una buena gestión de riesgos
Es imprescindible conocer los pasos que se deben seguir para realizar una gestión de riesgos óptima. En este sentido, existen seis fases fundamentales que conformará cualquier plan de gestión de riesgos. Son los siguientes:
- Planificación de la gestión de riesgos. Esta primera fase se centrará en definir las diferentes actividades que se llevarán a cabo en caso de detectar un riesgo. Así pues, en este paso también se determinará el presupuesto de los recursos y herramientas que se necesitarán en caso de tener que intervenir para asegurar la continuación del proyecto. De esta manera, se establecerán los parámetros básicos de actuación para la gestión de riesgos.
- Identificación de los riesgos del proyecto. Esta segunda parte es fundamental para poder ejecutar la gestión de riesgos. Aquí el equipo se centrará en determinar de forma detallada y concreta cada uno de los riesgos que pueden acontecer a lo largo del proyecto.Por ello, no solo tendrán que ser identificados, también deberán ir documentados con sus características para tener la mayor información posible al respecto de manera anticipada. La misión de esta fase es la de tener al equipo en preaviso de estos riesgos para poder realizar una evaluación posterior de ellos más efectiva y segura.
- Análisis cualitativo de los riesgos del proyecto. Del listado de riesgos resultado en el paso anterior, haremos una clasificación. En este apartado evaluaremos los riesgos y su impacto numéricamente.
- Análisis cuantitativo de los riesgos del proyecto. También examinaremos los riesgos cualitativamente. Esto nos ayudará a realizar una lista de prioridades teniendo en cuenta la probabilidad de ocurrencia y el impacto de estos riesgos.
- Preparación de la respuesta. Esta es la etapa más importante de la gestión de riesgos. Este será nuestro manual de emergencia en caso de darse alguno de los hipotéticos casos de riesgo anteriormente contemplados. Es aquí donde se desarrollan todas la opciones y acciones que habrá que ejecutar llegado el momento en el que detectemos que una amenaza (u oportunidad) va a acontecer en el proceso de nuestro proyecto y que podrá influenciar en su éxito.
- Supervisión. Tanto si ya ha sido detectado algún riesgo como si no tendremos que hacer un seguimiento exhaustivo de todo el proyecto para monitorizar cualquier tipo de nuevo impedimento. De este modo, una fase fundamental de la gestión de riesgos es mantener el control de todo proceso a través de actualizaciones regulares, consultas y reuniones con gerentes de equipo, etc.
El papel del Project Manager en la gestión de riesgos
Una de las características esenciales que hacen del Project Manager ser el Project Manager es su faceta de facilitador y minimizador de riesgos. Esto hace del Project Manager la figura más importante dentro de la gestión de riesgos. El director de proyecto debe tener la capacidad de detectar y actuar con antelación cualquier obstáculo que se interponga en el desarrollo del proyecto.
El Project Manager será el máximo responsable y encargado de todo el proyecto, es por esto que será su tarea monitorizar las diferentes etapas y planificar la respuesta a los impactos negativos no deseados. Así, será su responsabilidad que el proyecto cumpla con los plazos estipulados, se adecúe al presupuesto establecido y cumpla con los objetivos y requisitos dispuestos en el plan inicial.
Todo ello es parte ineludible del perfil de líder de cualquier Project Manager. En este sentido el director proyecto deberá actuar:
- Con rapidez
- Preparación
- Entereza ante la adversidad
Para las dos primeras el plan de gestión de riesgos nos ayudará considerablemente. Asimismo, Mantener la calma y ser proactivo también será determinante a la hora de administrar una situación de risk management. En definitiva, todas estas cualidades y condiciones marcarán el éxito o el fracaso de la gestión de riesgos de un Project Manager. Existen diversos cursos para convertirse en Project Manager en formato online y presencial.
