El Project Charter es un elemento fundamental en la gestión de proyectos según el PMBOK. Es un documento formal que autoriza la existencia de un proyecto y otorga al gerente del proyecto la autoridad necesaria para asignar recursos y utilizar la organización para lograr los objetivos establecidos. En este artículo de PMBC, exploraremos en detalle qué es el Project Charter, su importancia, elementos clave y las herramientas que se usan para elaborarlo.
¿Qué es el Project Charter?
La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK) es la publicación insignia de PMI y es un recurso importante para la dirección de proyectos efectivos en cualquier industria. En la siguiente entrada es posible conocer la diferencia entre PMP, PMI, PMBOK.
Según el PMBOK el Project Charter desempeña un papel crucial en la gestión de proyectos, ya que establece una base sólida para la planificación y ejecución del proyecto. Es emitido por la entidad que tiene el poder de tomar decisiones sobre el proyecto, como un patrocinador, cliente o comité de dirección. Este documento establece la justificación del proyecto, define sus objetivos y beneficios esperados, y proporciona una visión general del alcance y los límites del proyecto.
¿Por qué es importante el Project Charter?
Algunas de las razones por las que el Project Charter es importante son las siguientes:
Autoridad y responsabilidad
El Project Charter otorga al gerente del proyecto la autoridad necesaria para tomar decisiones y asignar recursos. También establece claramente las responsabilidades del gerente del proyecto en relación con el proyecto.
Alcance y límites
Delimita claramente el alcance del proyecto, es decir, qué incluye y qué no incluye. Esto ayuda a evitar malentendidos y asegura que todas las partes interesadas tengan una comprensión común de los límites del proyecto.
Justificación y objetivos
El Project Charter describe la justificación del proyecto, explicando por qué se está llevando a cabo y cómo se alinea con los objetivos estratégicos de la organización. También establece los objetivos específicos que se pretenden lograr con el proyecto.
Base para la toma de decisiones
Sirve como punto de referencia para tomar decisiones a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Cualquier cambio o desviación del alcance establecido en el Charter debe evaluarse cuidadosamente antes de ser aprobado.
Supuestos y restricciones
Identifica los supuestos clave y las restricciones iniciales que pueden afectar al proyecto. Esto ayuda a los miembros del equipo del proyecto a comprender los factores externos y las limitaciones con las que deben trabajar.
¿Cuáles son los elementos clave del Project Charter?
El Project Charter debe contener ciertos elementos claves para que sea efectivo. Cuanto más completa sea el acta de constitución de proyecto, más utilidad tendrá. Los elementos claves son:
- Nombre del proyecto: Un nombre descriptivo para identificar el proyecto.
- Descripción del proyecto: Una breve descripción del proyecto que establezca su propósito y alcance general.
- Justificación del proyecto: Una explicación clara de por qué el proyecto es necesario y cómo se alinea con los objetivos estratégicos de la organización.
- Gerente de proyecto y responsabilidades: La designación del gerente de proyecto y una descripción clara de sus responsabilidades y autoridad en relación con el proyecto.
- Objetivos del proyecto: Los objetivos específicos que se pretenden lograr con el proyecto, estableciendo metas medibles y realistas.
- Beneficios esperados: Los beneficios cuantitativos y cualitativos que se esperan obtener al completar el proyecto.
- Supuestos y restricciones: Los supuestos clave que se consideran verdaderos y las restricciones que limitan la ejecución o el alcance del proyecto.
- Stakeholders: Una lista de las partes interesadas clave del proyecto, incluyendo el patrocinador, clientes, usuarios finales y otros grupos relevantes. En la siguiente entrada contamos ¿Qué son los stakeholders y como incluyen en la gestión de proyectos?
- Riesgos iniciales: Una identificación preliminar de los riesgos conocidos que podrían afectar al proyecto, junto con algunas estrategias iniciales para gestionarlos.
- Recursos necesarios: Una lista de los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto, como personal, equipos, presupuesto, etc.
- Entregables principales: Una descripción de los principales productos o resultados que se esperan entregar al final del proyecto. En la siguiente entrada se detallan ¿Qué son los entregables de un proyecto?
- Cronograma de trabajo: Un cronograma general que establezca las fechas clave y las principales etapas o fases del proyecto.
¿Cuáles herramientas se usan para elaborar el Project Charter según el PMBOK?
Según el PMBOK elaborar el Project Charter implica utilizar diversas herramientas y técnicas. Estas incluyen el juicio de expertos, reuniones con los interesados clave, análisis de documentos y estudios de viabilidad.
También se recomienda realizar un análisis de partes interesadas y evaluar el entorno mediante el análisis DAFO. Estas herramientas permiten recopilar información, validar la necesidad del proyecto y definir sus objetivos, alcance y requisitos.
El PMBOK establece técnicas de facilitación para guiar el proceso de elaboración del Project Charter. Estas técnicas incluyen sesiones de tormenta de ideas, levantamiento de información, resolución de conflictos y análisis de problemas, entre otras. Estas actividades fomentan la colaboración entre los miembros del equipo, permitiendo la generación de ideas y la recopilación de información relevante.
En resumen
El Project Charter es un documento crucial en la gestión de proyectos. Proporciona una autoridad formal para el gerente del proyecto y establece una base sólida para la planificación y ejecución del proyecto. Al definir la justificación, los objetivos, el alcance y los límites, el Project Charter brinda una guía clara para todos los involucrados en el proyecto y ayuda a tomar decisiones informadas. Es un documento fundamental que asegura que todos los interesados tengan una comprensión común y un compromiso compartido hacia los resultados deseados del proyecto.
