Este es quizás uno de los conceptos más escuchados en los entornos de gestión de proyectos: stakeholders. Pero ¿qué son los stakeholders? ¿Y por qué son tan importantes? Los stakeholders se corresponden con los interesados o participantes de un proyecto. Se trata de un activo que resultará fundamental para sacar adelante numerosas acciones que marcarán el éxito del proyecto.
El papel que juegan los stakeholders en los proyectos de los que son partícipes influye directamente en la creación de la estrategia y la toma de decisiones de la empresa. Esto significa que los stakeholders son una extensión de la compañía de la que forman parte. De este modo, los stakeholders de una empresa son todos aquellos agentes involucrados que se pueden ver afectados, positiva y negativamente, por cualquier actividad que se decida llevar a cabo. Pueden ser personas, grupos o entidades.
En resumen, los stakeholders son una pieza clave para el desarrollo y la supervivencia de una empresa o proyecto.
¿Qué son los stakeholders?
Si vamos a la raíz de la palabra en su origen inglés, el término “stakeholders” se traduce como “grupos de interés” o “partes interesadas”. Fue el estadounidense Robert Edward Freeman, de profesión matemático y filósofo, el que acuñó este concepto en los años 80. La primera aparición de este término, “stakeholders”, fue en su libro Strategic Management: A Stakeholder Approach. Así, Edward Freeman definía en su libro qué son los stakeholders y establecía que estos se corresponden con cualquier individuo, grupo u organización que participa de nuestro proyecto o empresa. Pueden ser stakeholders los propietarios, los accionistas, los trabajadores, los proveedores, etc.
Los skateholders pueden ver sus intereses afectados por el resultado del proyecto. Sin embargo, cada stakeholder se verá afectado en base al peso que ocupe dentro del proyecto. Por supuesto, no tendrá la misma transcendencia un propietario o un inversor, que un empleado. Esto determinará también las expectativas y el tratamiento que daremos a cada uno de los stakeholders. Podremos ver estas diferencias un poco más en detalle en el siguiente apartado.
En definitiva, los stakeholders son todas las personas que colaboren y estén interesados en el mismo. Cada uno de ellos podrá realizar un tipo de contribución diferente. Asimismo, se tendrá que llegar a acuerdos entre las partes interesadas (stakeholders) y la empresa para que se mantenga colaboración. Para ello debemos conocer qué tipo de grupos de interés existen, ya que formarán parte fundamental de la planificación de la estrategia que sacará adelante el proyecto.
¿Qué tipos de stakeholders hay?
Una vez sabemos qué son los stakeholders, veremos qué tipos de stakeholders existen. La clasificación de los tipos de stakeholders se basará en su grado de influencia e importancia de su rol en el proyecto:
- Stakeholders primarios. Estos stakeholders, como el nombre de su grupo indica, son los que ocupan un papel primordial dentro del proyecto. Son imprescindibles para el correcto funcionamiento de la organización y de todas las actividades. Este grupo suele tener un vínculo económico estrecho o formar parte del equipo interno más esencial relacionado con el proyecto. Todo aquel stakeholder primario deberá atender cualquier crisis, por ello es importante saber cómo actuar en una crisis. Estos son algunos ejemplos:
- Gerentes y directores
- Líderes ejecutivos
- Socios
- Patrocinadores
- Accionistas o shareholders
- Trabajadores
- Clientes
- Stakeholders secundarios. En este segundo grupo se encuentran los stakeholders que, pese a no estar involucrados económicamente, influyen en el proceso del proyecto. De este modo, son actores importantes, pero no ocupan un puesto tan determinante como los stakeholders primarios. Un ejemplo claro de estos actores son los proveedores.
También existe otra clasificación que divide a los stakeholders en internos y externos. La diferenciación entre estas dos agrupaciones es bastante sencilla. Los stakeholders internos son aquellos que forman parte del proyecto desde dentro de la organización y que tendrán que seguir una serie de objetivos OKRs y KPIs para desarrollar de forma correcta el proyecto y los externos aquellos que no pertenecen a la empresa, pero influyen en el proyecto. En el primer grupo encontraríamos a los directivos o los empleados, por ejemplo, y en el segundo a las empresas de la competencia, la sociedad, los medios de comunicación, etc.
Tendremos que vigilar con especial cuidado a todos los stakeholders que formen parte de nuestro proyecto, pero, por supuesto, los primarios e internos tendrán un lugar privilegiado en este sentido. Será sobre estos stakeholders sobre los que recaerá el mayor peso de la responsabilidad y el compromiso de llevar el éxito hasta nuestro proyecto. No obstante, no dejaremos de atender a las necesidades del resto de stakeholders que también serán parte fundamental de la reputación del proyecto y de la compañía detrás de este.
La importancia de los grupos de interés en la gestión de proyectos
La participación de los stakeholders es primordial si queremos sacar el máximo partido a nuestro proyecto. Son diferentes y múltiples formas en las que las “partes interesadas” nos pueden ayudar. Pero, será solo a través de una gestión adecuada de los stakeholders, que podremos realmente potenciar las posibilidades de éxito del proyecto. Y es que, un gran poder conlleva una gran responsabilidad, y al igual que los stakeholders pueden contribuir positivamente a nuestro proyecto, también tienen el poder de perjudicarlo. Es por esto por lo que los stakeholders juegan un rol tan importante en la gestión de proyectos.
Los stakeholders primarios y secundarios, o bien, internos y externos de nuestro proyecto, tendrán capacidad principalmente para:
- Ayudar u obstaculizar el desarrollo del proyecto
- Mejorar o perjudicar la reputación del proyecto o de la empresa
Como podemos ver, gran parte del avance correcto del proyecto y de su supervivencia recaen sobre las acciones de los stakeholders. Por eso resulta de enorme relevancia cuidar a cada uno de estos agentes involucrados en la medida en la que estos stakeholders puedan significar el triunfo o el fracaso del proyecto.
¿Cómo hacer un análisis de los grupos de interés?
Para el tratamiento adecuado de los skateholders, necesitaremos hacer un análisis previo de ellos y del rol que ocupa cada uno. Este paso es crucial y estratégico si queremos llevar nuestro proyecto a buen puerto, De este modo, el paso más importante es el de identificar a nuestros skateholders y establecer su grado de influencia.
Este análisis se puede dividir en tres pasos:
- Identificar a los stakeholders, internos, externos, primarios o secundarios. ¿Para quién es importante este proyecto? ¿Quién podría verse afectado por el resultado de este proyecto? ¿quién puede influir directamente en su desarrollo? Estas son algunas de las preguntas que podemos utilizar y que nos ayudarán a reconocer a nuestros colaboradores.
- Determinar el nivel de influencia. Además de conocer a las “partes interesadas” debemos analizar cuán determinante es la función de ese individuo, empresa o entidad para nuestro proyecto. ¿Es un stakeholder reemplazable? ¿su influencia es capaz de incurrir directamente en la aprobación o cancelación del proyecto? Estas preguntas nos ayudarán a establecer un orden de prioridades también de cara a atender las necesidades de nuestros stakeholders.
- Conocer las necesidades de los skateholders. Debemos cumplir con los intereses de todos los skateholders, aunque sin perder de vista los estratos de importancia en los que se encuentra cada colaborador. En este tercer paso del análisis de nuestros skateholders tendremos que escuchar y entender las necesidades de cada parte interesada. Les preguntaremos qué necesitan y cuáles son los principales intereses que le mueven y que le han traído a participar en el proyecto. Esto les hará sentir importantes, involucrados y escuchados.
- Mantener informados a los skateholders. Durante todo el proceso tendremos que mantener una comunicación permanente con los colaboradores e informarles del avance y desarrollo del proyecto. Esto incluye los objetivos del proyecto, sus fases, el plan del proyecto, su alcance, etc. Pero no solo nos ocuparemos de que nuestros skateholders estén informado de esta evolución, sino que también prestaremos atención a cualquier cambio en sus necesidades e intereses. De esta forma nos aseguramos su satisfacción y, por ende, la continuidad de la colaboración de las “partes interesadas”.
