La gestión del tiempo es un aspecto crítico de cualquier proyecto, independientemente de su tamaño o complejidad. Para ayudar a los gerentes a optimizar el manejo el tiempo, se ha desarrollado una técnica llamada Estructura de Desglose de Trabajo (EDT), una herramienta visual que ayuda a gestionar los proyectos de una forma más efectiva. En este artículo de PMBC conoceremos los beneficios de la EDT en la gestión de proyectos y los pasos necesarios para crear una EDT efectiva.
¿Qué es una EDT?
La EDT es una técnica de gestión de proyectos que se utiliza para descomponer un proyecto en tareas más pequeñas y manejables. Es una herramienta visual que ayuda a los gerentes a planificar, programar y controlar el trabajo que se debe realizar en un proyecto.
Esta técnica funciona con una jerarquía de tareas que comienza con el objetivo principal del proyecto y se desglosa en tareas más específicas y detalladas. Cada tarea se puede subdividir en subtareas, de manera que se pueda alcanzar un nivel de detalle suficiente para gestionar el proyecto de manera efectiva.
Se presenta generalmente en forma de diagrama de árbol, donde las tareas principales se encuentran en la parte superior y las tareas secundarias y terciarias se ramifican debajo de ellas. La EDT también puede mostrar la relación entre tareas y subtareas, lo que ayuda a identificar las dependencias y relaciones entre las distintas tareas.
La EDT es una herramienta importante en la gestión de proyectos porque ayuda a los gerentes a definir el alcance del proyecto, establecer plazos realistas, asignar responsabilidades y controlar el progreso del proyecto. Al descomponer un proyecto en tareas más pequeñas y manejables, permite tener una visión general del proyecto y comprender mejor cómo se pueden asignar las tareas a los miembros del equipo.
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¿Como crear una EDT?
Una EDT organiza visualmente los entregables del proyecto en diferentes niveles según las dependencias. Es el plan de proyecto presentado en un formato visual, en donde se muestra el objetivo principal en la parte superior y las dependencias y subdependencias debajo. A continuación se presentan los pasos necesarios para crear una EDT efectiva.
Definir el alcance del proyecto
El primer paso en la creación de una EDT es definir el alcance del proyecto. Esto implica identificar los objetivos del proyecto y las tareas que se deben realizar para lograr esos objetivos.
Identificar las tareas principales
Una vez que se ha definido el alcance del proyecto, el siguiente paso es identificar las tareas necesarias para completar el proyecto. Es importante tener en cuenta que cada tarea debe ser específica, medible y relevante para el proyecto.
Descomponer las tareas en tareas más pequeñas
Una vez que se han identificado las tareas, el siguiente paso es descomponerlas en tareas más pequeñas y manejables. Esto permite a los gerentes de proyecto tener una comprensión más clara de los requisitos del proyecto y cómo se pueden asignar las tareas a los miembros del equipo.
Asignar responsabilidades y recursos
Después de descomponer las tareas, el siguiente paso es asignar responsabilidades y gestionar los recursos de cada tarea. Esto implica identificar quién será responsable de cada tarea y asegurarse de que cada miembro del equipo tenga un papel claro en el proyecto.
Establecer un cronograma
Una vez que se han asignado responsabilidades, el siguiente paso es establecer un cronograma para el proyecto. Esto implica definir fechas de inicio y finalización para cada tarea y asegurarse de que se puedan cumplir los plazos.
Identificar las dependencias entre tareas
Luego es necesario identificar las dependencias entre las tareas, es decir, determinar cuáles deben realizarse antes de que otras puedan comenzar. Esto permite establecer una secuencia lógica para la realización de las tareas.
Crear un diagrama visual
Una vez que los pasos anteriores estén listos, es momento de crear un diagrama visual de la EDT. Para esta tarea es posible utilizar software especializados. El diagrama debe mostrar la estructura jerárquica de las tareas, las dependencias entre ellas y los plazos de entrega.
Monitorear y ajustar el proceso del proyecto
En función de la EDT, es posible monitorear y ajustar el proceso del proyecto. La EDT es una herramienta ideal para seguir el proceso del proyecto y realizar ajustes cuando sea necesario.
Beneficios de la EDT en la gestión de proyectos
La gestión del tiempo es un factor crítico para el éxito de cualquier proyecto, es por eso que la EDT es una herramienta muy efectiva para la gestión de proyectos. El curso Fundamentos y principios de la Gestión de Proyectos y metodología Agile de PMBC proporciona las herramientas y softwares necesarios implementar la metodología EDT. A continuación detallamos los principales beneficios de la misma:
Mejora la comprensión del proyecto
Al descomponer un proyecto en tareas más pequeñas y manejables, los gerentes de proyecto pueden tener una comprensión más clara de los requisitos del proyecto y cómo se pueden asignar las tareas a los miembros del equipo.
Facilita la asignación de responsabilidades
La EDT ayuda a los gerentes de proyecto a asignar responsabilidades de manera clara y precisa a los miembros del equipo. Esto ayuda a garantizar que cada miembro del equipo tenga un papel claro en el proyecto.
Aumenta la eficiencia y la productividad
Ayuda a descomponer un proyecto en tareas más manejables, lo que facilita la asignación de recursos y la realización de las tareas. Asimismo, al identificar las dependencias y relaciones entre las tareas, se reduce el riesgo de retrasos y problemas de coordinación.
Ayuda a establecer plazos realistas
Al establecer fechas de inicio y finalización para cada tarea, la EDT ayuda a los gerentes de proyecto a establecer plazos realistas para el proyecto en su conjunto. Esto ayuda a garantizar que el proyecto se complete a tiempo.
Permite una mejor gestión del tiempo
La EDT permite a los gerentes de proyecto tener una mejor comprensión del tiempo que se requiere para completar cada tarea. Esto ayuda a garantizar que el proyecto se completa dentro del plazo establecido
Facilita la comunicación
Es una herramienta de comunicación muy efectiva, ya que permite un seguimiento preciso del progreso del proyecto y hacer ajustes en caso de ser necesario.