Recientemente, hemos estado hablando de la metodología Kanban como un método ágil de gestión de proyectos. Esta metodología permite gestionar de manera visual, rápida y fácil cómo se van complementando las diferentes tareas, sacando el mayor partido posible a cada fase del proyecto. Y la forma de llevar a cabo esto es a través de un tablero Kanban que muestra las diferentes etapas de trabajo.
En este artículo vamos a contar qué es un tablero Kanban y cuáles son los tipos principales que debes conocer para implementar en tu proyecto acorde a las necesidades del mismo.
El tablero Kanban
La metodología Kanban se implementa por medio de tableros que muestran el flujo y la carga de trabajo por medio de diferentes columnas que representan cada una de las fases del proyecto. De esta forma podemos, echando solo un vistazo, obtener la idea general de las tareas que necesitan nuestra atención prioritaria y los cambios que se dan a conforme evoluciona el proyecto.
Un tablero Kanban es un letrero visual que muestra el trabajo por hacer, el trabajo en curso y el trabajo terminado. Es, en suma, una representación visual de un flujo de valor personal, de equipo o de departamentos.
A veces se tiende a creer que para realizar bien una tarea necesitamos la mejor tecnología, sin embargo, en este caso se adapta a cualquier tipo y espacio de trabajo con los recursos que se cuenten en el momento. En este sentido, los tableros kanban se pueden trazar en una pizarra, en una pared o en un software Kanban dedicado.
¿Por qué utilizar un tablero Kanban?
El propósito con el uso del tablero Kanban es poder dar a los miembros del equipo la capacidad de organizarse por sí mismos, sin la necesidad de estar teniendo una supervisión continua de su trabajo.
Al tener la representación visual que muestra el flujo de trabajo y la carga laboral, les permite realizar el trabajo correcto en el momento correcto en la secuencia correcta conforme haya sido planificado en el orden de prioridades correspondientes.
¿Cómo se ve un tablero Kanban?
Para imaginarnos cómo se ve un tablero Kanban podemos decir que sencillamente se compone de columnas que indican el flujo de trabajo. En ellas se nombra la secuencia del proceso, lo que hay que iniciar, lo que está ejecutándose y lo que esté finalizado.
En cada una se agregan tarjetas coloridas con los elementos de trabajo representados (que pueden ser post-it o digitales en caso de utilizar un software) que contienen información particular sobre las tareas individuales y las necesidades a medida que se avanza de principio a fin a través del proceso.
Mencionamos que en el tablero Kanban se puede visualizar el flujo de trabajo, y nos referimos a la secuencia de pasos por los que pasan las tareas o los productos desde el comienzo hasta culminar el trabajo. Visualizar ese flujo de trabajo es uno de los elementos más importantes de Kanban.
¿Cómo se llega al tablero Kanban?
Para comenzar a explorar este aspecto de la metodología Kanban compartiremos brevemente algunas pistas iniciales.
Se comienza por identificar el flujo de valor. El mapeo del flujo de valor es el proceso de nombrar los pasos que realiza un equipo o una persona para iniciar y completar un trabajo. No importa el proceso, siempre habrá una lista de actividades que toman un artículo y aumentan su valor, permitiendo que el producto final sea más valorado.
A continuación se identificará el ámbito de trabajo para decidir sobre qué parte se tiene control y dónde se quiere centrar la atención para visualizarla en el tablero kanban. Entonces el flujo de valor es el mapa y lo que se necesita ahora es encontrar y marcar el camino.
Una vez que se tiene el flujo de valor y se identifica el ámbito de trabajo, se pueden asignar las etapas del flujo de trabajo a columnas en un tablero.
Así llega la hora de hacerlo visual, se toma la base donde se hará el tablero Kanban y se divide en columnas donde irá en la parte superior de cada una las etapas del flujo de trabajo con su nombre. Debajo de cada etapa irán las tarjetas con las tareas y las necesidades para el trabajo.
3 tipos de tablero Kanban clásicos
Existen decenas de tipos de tableros, sin embargo, podemos mencionar 3 que son considerados los básicos y de los que se desprenden luego muchas adaptaciones.
1. Tablero Kanban básico
El tablero básico es un buen comienzo para los equipos que dan sus primeros pasos con Kanban. Suele constar de 3 a 4 columnas sin complicaciones.
Este tablero Kanban simplificado es una excelente manera para que los principiantes visualicen su trabajo y establezcan las bases de un flujo de trabajo altamente eficiente. Aquí, Kanban encuentra su aplicación de la manera más orgánica.
2. Tablero Kanban del día a día
Este puede ser útil para equipos que tienen un trabajo sensible al tiempo (por ejemplo, soporte al cliente, soporte técnico, etc.).
Los tableros Kanban del día a día pueden ser realmente útiles cuando se planifican muchas tareas pequeñas, que no requieren mucho esfuerzo y pasan intensamente por el flujo de trabajo.
Tableros Kanban Portafolio
A menudo, los equipos se centran en las tareas operativas del día a día y cuando el flujo de trabajo comienza a correr más rápido, se vuelve difícil ver el panorama general a nivel estratégico. Este es el momento exacto en el que Portafolio Kanban encuentra su aplicación.
Es adecuada para planificar actividades a largo plazo y estrategias generales.
Dependiendo del tamaño de la empresa / departamento o del enfoque del trabajo, los tableros Portafolio pueden variar. Hay variados ejemplos que se pueden utilizar de acuerdo a cada situación.
Consideraciones finales
Cuando hablamos en otro artículo de la metodología Kanban nos referimos a que es una de las metodologías más rápidas y eficientes que puede aplicarse en cualquier ámbito empresarial.
Es así que una multitud de compañías lo utilizan en su día a día formando parte de la metodología de la empresa. Pero también se puede implementar específicamente para agilizar la toma de decisiones estratégicas. Existen diferentes tipos de metodologías ágiles para la gestión de proyectos. En ellas normalmente es necesaria la figura de un project manager para organizar la gestión. Sin embargo, para llegar a ser contratado como project manager antes debes obtener el certificado pmp.
Así que con todo lo mencionado ya puedes empezar a probar y diseñar tu propio tablero Kanban de una manera simple.
