Son numerosos los métodos que hoy en día nos pueden ayudar a hacer una gestión ágil de cualquier proyecto. La metodología Kanban es un ejemplo de ellos. Se trata, además, de uno de los sistemas más eficientes y productivos que podemos aplicar. Kanban aumenta el valor del proyecto, reduce sus tiempos, mejora su flexibilidad y es más fiable en sus resultados. Ha llevado el éxito a muchas de las empresas que la han utilizado y sigue haciéndolo, ya que es un método altamente efectivo y eficiente.
Algo que diferencia a la metodología Kanban frente a otros tipos de procedimientos para agilizar proyectos es que puede aplicarse en cualquier ámbito empresarial. Multitud de compañías lo utilizan en su día a día, de manera que Kanban ya forma parte denla filosofía de la empresa. Pero también se puede implementar específicamente para agilizar la toma de decisiones estratégicas.
En este artículo veremos cómo el método Kanban es mucho más que organizar el trabajo con post-it. La filosofía de Kanban permite gestionar de manera visual, rápida y fácil cómo se van complementando las diferentes tareas sacando el mayor partido posible a cada fase del proyecto. Es por esto que se considera a Kanban una de las metodologías ágiles más eficientes que existen.
Definición de la metodología Kanban
Para entender realmente qué es la metodología Kanban debemos irnos al origen de su nombre y el significado de este. Kanban es una palabra que proviene del japonés y que se traduce del siguiente modo:
- “Kan-” que significa “visual”
- “-ban” que significa tarjeta
Es decir, tarjetas visuales. Es por esto que podemos encontrarnos con la creencia equivocada de que el método Kanbam simplemente consiste en la utilización de notas o, tal como hemos dicho con anterioridad, tarjetas visuales. Este método surgió gracias al ingeniero industrial Taichi Ohno, un trabajador de la compañía Toyota. Ohno mejoró el procedimiento de la fabricación de automóviles hasta el punto de dar lugar a un método único empleado, actualmente, en todo el mundo por un gran número de empresas. De este modo, este sistema se implantó en lo que se conoce como procesos de producción “just-in-time” (JIT). Esto significaba que no se producían productos nuevos como resultado de una demanda anticipada del mercado, si no que se produce al mismo tiempo que surge la demanda del consumidor. De ahí su nombre “justo a tiempo”. Así, se logra un inventario menor por parte de la empresa, pero que no afecta a su competitividad. Esto es lo que hace a Kanban tan eficiente. Gracias a esta metodología, a través de letreros (“kanban”), los trabajadores podían conocer e identificar qué materiales y herramientas de producción eran necesarias en cada momento.
Cómo funciona Kanban
Como hemos comentado la metodología Kanban es un proceso de gestión ágil de proyecto especialmente visual. Se implementa por medio de tableros que muestran el flujo y la carga de trabajo en diferentes columnas que representan cada una de las fases del proyecto. De esta manera, de un solo vistazo se obtiene una idea general de las necesidades y tareas más inmediatas que precisan nuestra atención y van cambiando constantemente según evoluciona el proyecto.
El objetivo de Kanban es visualizar el desarrollo del trabajo y evitar la acumulación de las tareas. Aunque este método surgió en un entorno de manufacturado o producción en masa, con el tiempo se fue popularizando y se hizo con un hueco muy importante dentro de los equipos de desarrollo de software. Kanban se ajusta muy bien a los proyectos de esta área ya que el desarrollo de productos software es una tarea en la que se experimentan múltiples cambios que deben ir actualizándose para la evolución óptima del trabajo.
Cómo se aplica el método Kanban
La sencillez de la que se caracteriza la metodología Kanban hace de este sistema uno de los más fáciles e intuitivos dentro de la gestión ágil de proyectos. Este método puede ser aplicado en cualquier tipo de área de trabajo. El que su origen esté ligado a la manufactura o producción en masa, Kanban permite mejorar la eficiencia de todo tipo de tareas. Incluso puede aplicarse a tareas o proyectos personales como el aprendizaje de un idioma, la organización de un viaje o el desarrollo de una novela. No necesariamente debemos relacionar la metodología Kanban con la producción en masa o el software.
Partiendo de esta premisa, sabremos que Kanban se puede aplicar a cualquier tarea que queramos o necesitemos desarrollar de forma eficaz. Lo implementaremos empezando por la creación o diseño de un tablero. En este sentido, existen ya numerosas plataformas que nos pueden ser de utilidad para llevar a cabo el método Kanban. Una de las herramientas de gestión de proyectos populares es, sin duda, Trello. Sin embargo, también existen otras alternativas gratuitas que pueden ayudarnos, por ejemplo: KanbanFlow, Kanbanchi, Archmule, Wekan o Asana. El tablero más simple y básico que podremos utilizar estará compuesto por tres columnas: “Pendiente”, “En proceso” y “Realizado”.
Una vez hayamos escogido el tipo de tablero con el que queremos trabajar y gestionar nuestro proyecto o proyectos, sencillamente tendremos que ir completando las tareas. Para que este sistema funcione y sea realmente efectivo en su aplicación es importante que actualicemos constantemente el estado o la fase en la que se encuentra cada uno de los procesos. Esto será también de especial utilidad para mantener informado a todo el equipo de trabajo de nuestros avances. Evitaremos perder tiempo en reuniones que tengan como único propósito hacer seguimiento o update del proyecto. Gracias a Kanban esta actualización será automática y la podremos chequear con facilidad en nuestro tablero en cualquier momento.
Pasos para implementar la metodología kanban
Sorprende que un sistema tan eficaz como la metodología Kanban sea tan fácil de implementar y tan flexible que pueda adaptarse y sacar lo mejor de cualquier tipo de proyecto. Veamos los pasos que debemos seguir para comenzar a agilizar y mejorar nuestros flujos de trabajo:
- Escoger un tablero en blanco. Como comentábamos en el párrafo anterior, empezaremos eligiendo o desarrollando un tablero en el que se reflejará todo el trabajo.
- Crear columnas de trabajo. Cuando hayamos escogido el tipo de tablero añadiremos tantas columnas como sean necesarias para nuestro proyecto. Antes hicimos alusión a las columnas de “Pendientes”, “En curso” y “Finalizado”, pero existen múltiples formas de organizar nuestras tareas. Esta es una de las muchs ventajas del método Kanban, podemos adaptarlo y diseñarlo exactamente a la medida de nuestras necesidades y/o preferencias.
- Añadir tareas. Después de establecer las columnas donde reflejaremos las distintas etapas de nuestro proyecto o proyectos, pasamos a añadir tareas específicas. Deberemos incluir estas tareas en orden cronológico y de prioridad, así conseguiremos atender cada una de ellas de forma ordenada.
- Establecer los tiempos de cada tarea. La eficiencia de un proyecto va más allá de completar las tareas. Para hacer del desarrollo del trabajo un proceso realmente eficiente también importante definir los tiempos y plazos que va necesitar cada trabajo o fase y, por supuesto, cumplirlos.
- Completar las fases. Pero, sin lugar a duda, ningún método es efectivo si no nos ponemos a trabajar en ello. Una vez definido nuestro tablero, especificados nuestras tareas y establecidos los tiempos de entrega o finalización de cada una de ellas, toca ponerse manos a la obra. Tendremos que ir ejecutando el trabajo y avanzando en las etapas que hayan sido preestablecidas. En este punto es importante el compromiso y la motivación, ya que ambos serán los motores que marquen el ritmo de nuestro trabajo.
5 ventajas del método Kanban
Es “eficiencia” y no ningún otro término, el más adecuado con el que podemos definir la metodología Kanban. No obstante, además de la evidencia de esta característica, existen otras muchas ventajas que hacen de Kanban uno de los métodos de gestión de proyectos preferidos por muchas empresas:
- ¡En un solo vistazo!
Es lo que hace único a Kanban, y el motivo por el que recibe su nombre. Las tarjetas visuales o letreros con cada tarea facilitan enormemente obtener una visión global de todo el desarrollo del proyecto.
- Sin reuniones innecesarias
Gracias al tablero al que podrá tener acceso todo el equipo se eliminarán reuniones de seguimiento que puedan interrumpir o retrasar el avance del proyecto. Esto hará que las reuniones que se realicen sean las estrictamente necesarias y podamos sacarles el mayor partido posible.
- Orden de prioridades claro
Una característica fundamental de la metodología Kanban es que nos ayuda a poner en orden de prioridades las tareas pendientes. De esta manera no podremos embarcarnos en una tarea sin haber realizado la anterior primero. Esto nos permitirá enfocar nuestros esfuerzos de manera eficiente.
- Optimización de los procesos
Un resultado evidente del método Kanban es que mejora el flujo de trabajo a través de la organización de las tareas.
- Colaboración y retroalimentación
El hecho de que cualquier miembro del equipo pueda acceder al tablero, realizar comentarios y actualizar las columnas, tarjetas o tiempos de entrega, favorece la colaboración y permite el feedback de todo el proceso.