Una vez que hayas decidido que quieres ser gerente de proyectos, el siguiente paso que debes dar es descubrir que metodologías en la gestión de proyectos son adecuadas para ti y para tu equipo.
Al principio, puede parecer un poco abrumador todos los tipos de metodologías que existen en la gestión de proyectos.
Ya sea que tengas una certificación formal en la gestión de proyectos o estés aprendiendo a convertirte en un gerente de proyectos con experiencia, existe una serie de metodologías de proyectos para elegir, y a menudo, vienen con sus propias reglas, listas, principios y un sinfín de siglas.
Encontrar la metodología en la gestión de proyectos adecuada para administrar tu trabajo no debería ser algo demasiado complejo, así que hemos recopilado la siguiente lista de las distintas metodologías en la gestión de proyectos que existen para ayudar a descubrir que métodos, principios y enfoques puedes usar para cada equipo y proyecto.
Modelo en cascada
El modelo en cascada es una metodología con un enfoque tradicional para la gestión de proyectos. Con esta metodología, las tareas y fases se completan de manera lineal y secuencial, y cada etapa del proyecto debe completarse antes de que comience la siguiente.
Las etapas del modelo en cascada en la gestión de proyectos generalmente siguen la siguiente secuencia:
- Requisitos
- Análisis
- Diseño
- Construcción
- Pruebas
- Implementación y mantenimiento
El progreso fluye en una dirección, como una auténtica cascada.
Sin embargo, como una cascada real, esto puede volverse peligroso rápidamente. Dado que todo está planeado desde el principio, hay mucho margen de error si las expectativas no coinciden con la realidad y no hay vuelta atrás a una etapa anterior una vez que se completa.
Prueba esta metodología en la gestión de proyectos si:
- El objetivo final de tu proyecto está claramente definido y no va a cambiar.
- Las partes interesadas saben exactamente lo que quieren y no va a cambiar.
- Tu proyecto es consistente y predecible (es decir, no va a cambiar).
- Estás trabajando en una industria regulada que necesita un extenso seguimiento o documentación del proyecto.
- Es posible que debas incorporar nuevas personas al proyecto a mitad de camino y ponerlas al día rápidamente.
Esta metodología en la gestión de proyectos podría no ser para ti si:
- Tu proyecto está sujeto a cambios.
- No tienes una imagen completa de todos los requisitos antes de comenzar.
- Debes realizar pruebas continuas o adaptarte a diferentes comentarios durante el proceso.
Metodología Agile
La metodología Agile en la gestión de proyectos surgió de una creciente insatisfacción con el enfoque lineal de las metodologías tradicionales en la gestión de proyectos.
La frustración con las limitaciones de los métodos en la gestión de proyectos que no podían adaptarse a un proyecto a medida que avanzaba, el enfoque comenzó a cambiar a modelos más interactivos que permitían a los equipos revisar su proyecto según fuera necesario durante el proceso, en lugar de tener que esperar hasta el final para revisar y modificar.
El concepto de gestión Agile en proyectos ha generado varios submarcos y metodologías específicas, como Scrum, Kanban y Lean. Pero, ¿Qué tienen todos ellos en común? Los principios clave de las metodologías Agile en la gestión de proyectos son:
- Es colaborativo
- Es rápido
- Está abierto al cambio basado en datos
Como tal, las metodologías Agile en la gestión de proyectos generalmente involucran fases cortas de trabajo con pruebas frecuentes, revaluaciones y adaptaciones en todo momento.
Prueba esta metodología en la gestión de proyectos si:
- Tu proyecto está sujeto a cambios.
- No estás seguro desde el principio de cómo será la solución final.
- Necesitas trabajar rápido, y es más importante que veas un progreso rápido que resultados perfectos.
- Las partes interesadas o clientes necesitan (o requieren) estar involucrados en cada etapa del proyecto.
Esta metodología en la gestión de proyectos podría no ser para ti si:
- Necesitas mucha documentación.
- Necesitas realizar una entrega predecible y debes ser muy claro de cómo se verá el proyecto desde el principio.
- No puedes permitirte cambiar el proyecto durante su curso.
- No tienes un equipo motivado.
- Tienes plazos estrictos o entregas que debes cumplir.
Metodología Scrum
La metodología Scrum es una forma de gestión Agile en proyectos. Puedes considerarlo más como un marco que como una metodología de gestión de proyectos en sí misma. Con la metodología Scrum, el trabajo se divide en ciclos cortos conocidos como “sprints”, que suelen durar entre 1 y 2 semanas.
Los equipos pequeños están dirigidos por un Scrum Master (que no es la misma persona que el gerente del proyecto) durante la duración del sprint, luego de lo cual revisan su desempeño en una “retrospectiva del sprint” y realizan los cambios necesarios antes de comenzar el próximo sprint.
Prueba esta metodología en la gestión de proyecto si:
- Estás luchando por una mejora continua.
Esta metodología en la gestión de proyectos podría no ser para ti si:
- No tienes el compromiso total del equipo necesario para que la metodología funcione.
Metodología Kanban
Kanban es otro método dentro de la gestión Agile en proyectos.
Originario de la industria manufacturera, el término “Kanban” ha evolucionado para denotar un marco en el que las tareas se representan visualmente a medida que avanzan a través de las columnas en una tabla Kanban. El trabajo se extrae de la acumulación predefinida de manera continua a medida que el equipo tiene la capacidad de hacerlo y se mueve a través de las columnas en la tabla, donde cada columna representa una etapa del proceso.
La metodología Kanban es excelente para brindar a todas las partes implicadas una visión general inmediata de dónde se encuentra cada trabajo en un momento dado. (Puedes usar tablas Kanban para todo, desde tu proceso de marketing de contenidos hasta la contratación y el reclutamiento).
También te ayuda a ver donde hay riesgo de que se formen cuellos de botella. Si notas que una de tus columnas se obstruye, por ejemplo, sabrás que esa es una etapa del proceso que debe examinarse.
Cuando se usa como parte de una metodología Agile en la gestión de proyectos, también es común implementar límites del trabajo en curso. Los límites del trabajo en progreso restringen la cantidad de tareas en curso en un momento dado, lo que significa que solo puedes tener una cierta cantidad de tareas en cada columna (o en la tabla en general).
Esto evita que tu equipo distribuya su energía en demasiadas tareas y, en cambio, garantiza que puedan trabajar de manera más productiva al concentrarse en cada tarea individualmente.
Prueba esta metodología en la gestión de proyectos si:
- Estás buscando una representación visual del progreso de tu proyecto.
- Quieres actualizaciones constantes para supervisar.
- Deseas alentar el uso de límites del trabajo para que tu equipo pueda mantenerse enfocado.
Esta metodología en la gestión de proyectos podría no ser para ti si:
- Tu proceso es muy complejo o tiene muchas etapas.
- Deseas un sistema de empuje en lugar de un sistema de extracción.
Metodología Scrumban
Scrumban es una metodología híbrida en la gestión de proyectos Agile, que combina la metodología Scrum y la Kanban.
El principal beneficio de la metodología Scrumban es que, en lugar de decidir en que tarea trabajar en cada sprint desde el principio (como lo harías en un marco de scrum “tradicional”), la metodología Scrumban permite a los equipos trabajar en función de su capacidad (como lo harían en un marco Kanban).
Al usar los límites del trabajo en curso (de Kanban) durante su ciclo de sprint (de Scrum), puedes mantener un flujo continuo al mismo tiempo que incorporas la planificación, las revisiones y las retrospectivas del proyecto según sea necesario.
Prueba esta metodología en la gestión de proyectos si:
- Si quieres combinar lo mejor de la metodología Scrum y Kanban.
Esta metodología en la gestión de proyectos podría no ser para ti si:
- Cuando crees que las metodologías Scrum y Kanban funcionan mejor por separado.
Metodología XP o programación extrema
La metodología XP o de programación extrema es otra forma de gestión Agile de proyectos que fue diseñada para el desarrollo de software.
Enfatiza el trabajo en equipo y la colaboración entre gerentes, clientes y desarrolladores, con equipos auto organizados. Tiene un conjunto definido de reglas que deben seguir los equipos, que se basan en sus cinco valores: simplicidad, comunicación (preferiblemente cara a cara), retroalimentación, respeto y valor.
Prueba esta metodología en la gestión de proyectos si:
- Quieres fomentar el trabajo en equipo y la colaboración.
- Tienes un equipo pequeño ubicado en el mismo lugar.
Esta metodología en la gestión de proyectos podría no ser para ti si:
- Eres un transgresor de las reglas.
- Tu equipo está repartido en diferentes lugares y zonas horarias.
Metodología APF o Marco de proyectos adaptativos
La metodología del marco de proyectos adaptativos (APF), también conocida como gestión adaptativa de proyectos (APM), es un tipo de metodología Agile en la gestión de proyectos que se diseñó teniendo en cuenta la inevitabilidad del cambio.
En la metodología del marco de proyectos adaptativos se sabe que incluso los proyectos mejor trazados a menudo salen mal. Por tanto, el atributo fundamental de la metodología APF es que los equipos deben poder responder de manera adaptativa al cambio.
Esto significa que al usar esta metodología los equipos deben tratar de anticipar los riesgos y prepararse para lo inesperado en su proyecto. Deben comprender que los componentes clave están en constante cambio y ser capaces de reevaluar constantemente los resultados y las decisiones teniendo en cuenta estas partes móviles.
Esto requiere mucha comunicación con todas las partes interesadas y, al igual que otras metodologías Agile en la gestión de proyectos, poder trabajar en colaboración.
Prueba esta metodología en la gestión de proyectos si:
- Conoces tus objetivos finales en términos de gestión de proyectos, has delineado tus condiciones de satisfacción, etc.)
Esta metodología en la gestión de proyectos no es para ti si:
- Necesitas previsibilidad.
- No tienes los recursos para manejar los posibles aspectos negativos de la adaptabilidad, aumento del alcance, reelaboración, mal uso del tiempo.
Metodología Lean
Lean es otra metodología en la gestión de proyectos que tiene su origen en la fabricación (y especialmente en el sistema de producción de Toyota). Se trata de aplicar principios Lean a tus métodos de gestión de proyectos para maximizar el valor y minimizar los desperdicios.
Si bien esto originalmente se refería a la reducción de los desechos físicos en el proceso de fabricación, ahora se refiere a otras prácticas derrochadoras en el proceso de gestión de proyectos. Estas se conocen como las 3M: muda, mura y muri.
Muda (desperdicio) consume recursos sin agregar valor al cliente.
Mura (desigualdad) ocurre cuando tienes una sobreproducción en un área que desequilibra las otras áreas, dejándolo con demasiado inventario o procesos ineficientes.
Muri (sobrecarga) ocurre cuando hay demasiada tensión en los recursos, como equipos y personas, lo que a menudo puede provocar fallas, tanto en máquinas como en humanos.
Usando los principios clave de la metodología Lean, un gerente de proyectos puede reducir este tipo de desperdicios para crear flujos de trabajo más eficientes.
Prueba esta metodología en la gestión de proyectos si:
- Estás buscando un conjunto de principios que te ayuden a reducir las pérdidas y optimizar el flujo.
- Siempre estás tratando de mejorar y agregar valor al cliente.
- Deseas reducir los costes.
Esta metodología podría no ser para ti si:
- No puedes permitirte el lujo de tener problemas de suministros (por ejemplo, no tener suficiente inventario en stock) o perder margen de error (por ejemplo, en el caso de un fallo del equipo).
- No tienes presupuesto para invertir en la metodología Lean (aunque la gestión de proyectos Lean tiene como objetivo reducir los costes en general, puede resultar costoso implementarlo).