Para entender la necesidad de los procesos del Project Management hay que entender la naturaleza cambiante del panorama empresarial. Y es que todos los proyectos tienen un inicio y un final, un presupuesto, un calendario, unos objetivos y unos resultados. Pero todos ellos son únicos y distintos entre sí, por lo que, para cada uno de ellos, las rutinas de trabajo y la organización del equipo, las tareas y los tiempos, han de ser distintas.
Y para satisfacer las necesidades cambiantes de cada uno de estos proyectos está el Project Management. Una disciplina que se apoya en el uso de herramientas, enfoques, y técnicas para garantizar que el proyecto cumpla los objetivos. Con este fin y la motivación de solucionar y solventar los problemas derivados de los recursos y organización en los proyectos, nació en 1969 el Project Management Institute (PMI).
Más de cincuenta años después se ha confirmado que la gestión de proyectos y, por ende, los procesos del Project Management, son de vital importancia para no fracasar con un cliente. Gracias a ellos más allá de lograr objetivos se genera un impacto positivo llegando a mejorar el estatus profesional de una empresa.
No cabe duda de que sin una buena ejecución de los procesos del Project Management, el proyecto, el equipo y los clientes corren el riesgo de tener una experiencia y unos resultados caóticos. Además de exponerse a una planificación poco realista, a una comunicación desorganizada y a un alto riesgo de obtener resultados de baja calidad.
Pero no podemos empezar a hablar sobre los procesos del Project Management sin abordar, más detalladamente y en primer lugar, qué es y para qué sirve el Project Management. Tal y como su propio nombre indica, es una disciplina que se encarga de gestionar distintos proyectos dentro de una empresa. Su objetivo no es otro que el de planificar y gestionar eficaz y rentablemente cada proyecto para llegar al éxito y obtener resultados satisfactorios. Los procesos del Project Management incluyen, entre muchas otras cosas que detallaremos más adelante, gestionar correctamente los recursos, presupuestar optimizando y conseguir una comunicación clara entre los distintos eslabones del proyecto.
De ahí que la figura del Project Manager haya adquirido relevancia en estos últimos años. Y es que cada vez son más las empresas que dan la importancia necesaria a la gestión de proyectos.
¿Cuáles son los procesos del Project Management?
En primer lugar, debemos entender bien a qué nos referimos cuando hablamos de procesos. Estos, son todas las acciones que debemos realizar durante un proyecto y que se orientan a la consecución de un resultado óptimo. En algunas, todas estas acciones se superpondrán e interactúan entre sí. Son todos aquellos procesos, estudiados, que se dan desde que se fijan los objetivos hasta que se consiguen y analizan.
El éxito de un proyecto depende en gran medida de los procesos del Project Management, que garantizarán una correcta administración de los equipos, acciones e interacciones. Y para definir estos procesos o fases podemos guiarnos por la Guía PMBOK, ejecutada y diseñada por el Project Management Institute (PMI). Esta institución determina que la buena gestión de proyectos ha de contar con cinco fases distintas: planificación, ejecución, seguimiento y cierre. Estas fases o procesos, como decíamos antes deben coexistir y combinarse para conseguir los resultados definidos.
1. Fase de iniciación
Como su propio nombre indica, este proceso es el primer paso para conseguir que el proyecto sea viable y se obtengan resultados beneficiosos. En esta fase se debe definir, desarrollar y observar el proyecto en un nivel genérico, creando un mapa visual amplio y entendiendo las necesidades de este.
En este proceso del Project Management se crea la carta del proyecto, es decir se pasa de una idea abstracta a un proyecto concreto y factible. Esta carta incluye todos los aspectos básicos del proyecto, como puede ser el presupuesto, las fechas previstas, la definición de equipos y personal, sin olvidarnos de lo más importante, los objetivos.
Una vez se hayan definido estos objetivos y se fije el alcance que puede llegar a tener el proyecto el foco pasa a la parte humana del proyecto, es decir, a los trabajadores que estarán implicados en que todas las funciones se desarrollen correctamente. Todos los datos, designación, funciones, cargo y requisitos de las partes interesadas deben quedar registradas en este proceso.
En conclusión, en esta fase el Project Management Institute (PMI) define que habrá que desarrollar el Acta de Construcción del Proyecto e identificar a los interesados.
2. Fase de planificación
Este proceso es una de las piezas claves de los procesos del Project Management. Es la hoja de ruta que va a marcar cada una de las acciones que se ejecuten durante todo el proyecto. Es por ello que el trabajo, esfuerzo y tiempo que se destine a este proceso es vital para lograr obtener unos buenos resultados.
La planificación del proyecto contiene todos los datos técnicos, que se deben marcar con una gran organización y pulcritud. Las tareas principales de esta fase son como decíamos previamente la identificación de los requisitos técnicas, la calendarización de todas las acciones que se llevarán a cabo, la creación de un plan de comunicación y la fijación de los objetivos que se deben ir entregando o consiguiendo a lo largo del proyecto.
El Project Management Institute (PMI) establece distintas acciones para este proceso del Project Management:
- Desarrollar el plan para la dirección del Proyecto
- Planificar la gestión del alcance
- Recopilar requisitos
- Definir el alcance
- Crear la EDT MBS
- Planificar la gestión del cronograma
- Definir las actividades
- Secuenciar las actividades
- Estimar la duración de las actividades
- Desarrollar el cronograma
- Planificar la gestión de los costos
- Estimar los costos
- Determinar el presupuesto
- Planificar la gestión de calidad
- Planificar la gestión de los recursos
- Estimar los recursos de las actividades
- Planificar la gestión de los riesgos
- Identificar los riesgos
- Realizar el análisis cuantitativo de los riesgos
- Planificar la respuesta a los riesgos
- Planificar la gestión de las adquisiciones
- Planificar el involucramiento de los interesados
Esta calendarización y planificación debe ser tan meticulosa y debe englobar tantas tareas que puede llevar, dependiendo de la metodología de gestión de proyectos que se use, casi la mitad del tiempo total del proyecto.
3. Fase de ejecución
Como su nombre indica es el proceso en el que la parte humana del proyecto empieza a ejecutar. Es decir, los trabajadores empezarán a llevar a cabo las acciones y tareas que se han marcado en las fases previas del Project Management.
En este proceso el Project Manager deberá crear flujos de trabajos eficientes y actuar como intermediario entre las diferentes partes interesadas y el equipo. De esta forma el proyecto y las personas implicadas estarán en sintonía, logrando mejores resultados de manera más eficiente.
El Project Management Institute (PMI) en este proceso del Project Management define las siguientes acciones:
- Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
- Gestionar el conocimiento del proyecto
- Controlar los costos
- Gestionar la calidad
- Adquirir recursos
- Desarrollar el equipo
- Dirigir el equipo
- Gestionar las comunicaciones
- Implementar la respuesta a los riesgos
- Ejecutar las adquisiciones
- Gestionar la participación de los interesados
4. Fase de monitorización
Realmente este cuarto proceso debe desarrollarse a la vez que se lleva a cabo la tercera fase. Es fundamental ir analizando, controlando y monitoreando cómo se va ejecutando el proyecto a tiempo real. Solo así se podrán ir garantizando el cumplimiento de los objetivos y ,por tanto, lograr el objetivo final del proyecto.
En esta fase entran en juego los tan conocidos dentro del mundo del marketing, KPI´s, Indicadores Clave de Rendimiento o los Factores Críticos de Éxito (CSF) que son dos formas de evaluar que el trabajo se está ejecutando correctamente. En este proceso del Project Management se comprueba que el proyecto siga las directrices que se marcaron en la hoja de ruta, en la fase de planificación.
Por tanto en este proceso también se deberá tener en cuenta el coste que se va teniendo durante el proceso de ejecución. Es fundamental garantizar que este coste se mantenga dentro del presupuesto.
En este grupo de procesos del Project Management el Project Management Institute (PMI) establece que se debe:
- Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
- Realizar el control integrado de cambios
- Validar el alcance
- Controlar el alcance
- Controlar el cronograma
- Controlar la calidad
- Controlar los recursos
- Monitorear las comunicaciones
- Monitorear los riesgos
- Controlar las adquisiciones
- Monitorear el involucramiento de los interesados
5. Fase final
La fase final o fase de cierre del proyecto indica que ya se ha realizado la entrega del mismo. Es el final del Project Management. En esta fase el equipo reflexiona y observa los éxitos o fracasos del proyecto. Además, también se llevan a cabo todos los trámites laborales necesarios, como finalización de contratos o pagos.
En esta fase hay una tarea final, la de revisar y detallar fase por fase y detalladamente todo el desarrollo del proyecto, cumpliendo todos los aspectos importantes y que puedan ser de utilidad en un futuro.
En resumidas cuentas y de manera simplificada, los procesos del Project Management, son aquellos conjuntos de acciones que interrelacionadas y llevadas a cabo de manera organizada y eficaz lograrán el éxito de un proyecto.
Una vez definidos los procesos del Project Management vamos a abordar, en rasgos generales, cuáles son sus principales objetivos.
Objetivos de los procesos del Project Management
Resultados
Una buena gestión de proyectos con unos procesos bien definidos y ejecutados garantizan el éxito de un proyecto. Los procesos del Project Management, además, benefician a la consecución del objetivo principal del proyecto aun existiendo una serie de limitaciones, que ya habrán sido establecidas, como limitaciones de tiempo o de presupuesto.
Rendimiento
Mantenerse dentro de las limitaciones establecidas de las que hablábamos en el anterior punto repercute directamente en un mejor rendimiento. Si el objetivo final se consigue dentro del tiempo y presupuesto estimado, con la calidad que se esperaba, el rendimiento del proyecto habrá sido muy bueno. Este rendimiento vendrá dado por la correcta optimización de los recursos y por la correcta ejecución e involucración por parte de las personas implicadas en el proyecto.
Colaboraciones satisfactorias
Unos buenos procesos del Project Management garantizaran una comunicación eficaz y adecuada entre el equipo. Además, la buena gestión permitirá que se cumplan las expectativas de los clientes, consiguiendo su fidelización y agradecimiento al no haber sorpresas o imprevistos durante la ejecución del proyecto.
En resumen cumplir las expectativas de tus clientes es una forma de mantener y hacer crecer tu estatus profesional. Claramente, lograr satisfactoriamente los objetivos marcados, va de la mano de llevar a cabo bien cada uno de los procesos del Project Management. Según el Project Management Institute (PMI) en este proceso del Project Management habrá que cerrar el proyecto o fase.
Sin duda en un panorama empresarial cambiante y caótico, marcado por la digitalización y la inmediatez, hay que seguir velando por el beneficio y la consecución de resultados. No solo eso, también hay que buscar el bienestar y motivación del equipo humano. Los procesos del Project Management son la solución para crear equipos motivados, felices y eficaces y para garantizar el éxito de un proyecto, con un buen retorno de la inversión, y por ende la felicidad de los clientes.
