La llegada de un nuevo PMBOK siempre es un acontecimiento, pero la publicación del nuevo PMBOK 7 ha ido un poco más allá y ha supuesto todo un cambio de modelo en la guía de referencia del Project Management.
La séptima edición del Project Management Body of Knowledge (PMBOK) no solo ha reducido considerablemente el número de páginas, sino que ha cambiado completamente el concepto de lo que venía siendo hasta ahora el PMBOK.
Las técnicas, los recursos, han dejado paso a un manual que se centra sobre todo en la entrega de valor y que busca más un enfoque global sobre diferentes proyectos que ser un compendio de posibilidades y recursos.
Es por esto que esta séptima edición se entiende más como un complemento de la sexta o como una base que debe ser completada con otras metodologías y herramientas.
Los cambios más importantes de PMBOK 7
Cambio de enfoque
Si PMBOK 6 es una guía de buenas prácticas, herramientas y procesos, la nueva edición se centra en cómo enfocar los proyectos para dotarlos de valor.
De esta forma, en el PMBOK 7 del Project Management Institute (PMI) no existe una recopilación exhaustiva de procesos y herramientas como en la edición anterior sino que se centra en los principios y en los dominios de desempeño que deben estar presentes en el trabajo del project manager.
Si en la sexta edición hay 5 procesos y 10 áreas de conocimiento, en esta séptima se establecen 12 principios y 8 dominios de desempeño.
Reducción de la extensión
El número de páginas ha disminuido hasta las 270 incluyendo los apéndices desde las aproximadamente 700 páginas de ediciones anteriores. Este recorte se ha llevado por delante la información sobre entradas, herramientas, técnicas y salidas tan característica de la sexta edición y hace más dependiente esta guía de PMIStandrards+ donde se pueden encontrar muchos de los elementos que se mencionan en la guía, pero que no se abordan en profundidad en ella.
Eso sí, la lectura de PMBOK 7 es mucho más amena que la de ediciones anteriores. Su contenido, además, no afecta a la certificación PMP ya que no está previsto que el examen sufra nuevas modificaciones.
Los 12 principios de PMBOK 7
El PMBOK 7 recoge 12 principios que deben regir en todo momento la dirección de proyectos para que tenga éxito. Los principios son muy abiertos y deben ser solo la guía que debe regir la actuación concreta del project manager en cada proyecto.
Administración
Compromiso es la palabra clave. Con el entorno, con la sociedad… el project manager debe ser honesto y la ética ha de limitar en todo momento su actuación. La integridad debe estar presente también para analizar los impactos sociales y medioambientales de cada proyecto y determinar si son o no asumibles.
El project manager debe seguir en todo momento las directrices internas, pero también las marcan las leyes y normas sociales.
Equipo
Nadie puede lograr nada por sí solo. Para poder sacar un buen proyecto adelante es necesario contar con un buen equipo que trabaje de forma coordinada y aunando esfuerzos. Para que este equipo sea realmente eficaz es necesario que sea multidisciplinar y que cada miembro aporte habilidades y competencias diferentes y complementarias.
El equipo debe estar bien coordinado y crear sinergias de grupo que permitan impulsar los proyectos.
Interesados
El PMBOK 7 resulta mucho más útil para los stakeholders que el resto de ediciones que se han publicado hasta ahora. Una de las razones es que entiende que para que se produzca una entrega de valor es necesario que todos los interesados en el proyecto se involucren en él de manera activa.
Los interesados, directos o indirectos, son los grandes protagonistas de los proyectos y son sus propias aportaciones las que suman valor al resultado final. La tarea del project manager es establecer las vías para conseguirlas.
Valor
El valor es el gran indicador del éxito de un proyecto. Para conseguirlo es necesario evaluar constantemente el proyecto para ajustarlo a los beneficios y el valor esperado. Hay que detectar a tiempo los errores y actuar para corregirlos y para lograrlo es necesario que las evaluaciones se lleven a cabo con una periodicidad fija que sea respetada por todos.
Pensamiento sistémico
El project manager debe tener una visión global y analizar y actuar ante las circunstancias, siempre cambiantes, que se puedan producir dentro o fuera del proyecto.
El proyecto no es un ente aislado sino que interactúa con el exterior dentro de un conjunto de sistemas que se conectan entre sí. Esa interacción afecta especialmente a los miembros y los diferentes elementos que integran el proyecto y hay que tener en cuenta cada una de sus derivadas..
Liderazgo
El liderazgo es fundamental para el éxito del proyecto, pero no entendido como un proceso de autoridad vertical sino como una posibilidad horizontal que hay que fomentar en todos los miembros del equipo.
El project manager debe encontrar la forma de motivar y apoyar a los miembros del proyecto para garantizar los resultados.
Tailoring
La individualización del proyecto es clave para aumentar la entrega de valor en el proyecto. Cada proyecto necesita de un diseño único por parte del project manager teniendo en cuenta los objetivos, los interesados, el entorno o aspectos como la gestión.
Siempre hay que intentar que el proyecto sea lo más personalizado posible y ajustado a las necesidades y características concretas que lo definen.
Calidad
La calidad debe estar presente en todos los procesos del proyecto y debe regir cada uno de los entregables. El nivel de calidad exigible vendrá determinado por los stakeholders.
Complejidad
La complejidad está presente durante todo el desarrollo y el project manager debe ser capaz de gestionarla. Para ello debe evaluarla constantemente e identificar y analizar los elementos, internos o externos, que la generan y que pueden dificultar el desarrollo del proyecto.
Riesgo
Junto con la complejidad, el riesgo es otro de los aspectos que hay que tener muy en cuenta, tanto para lograr impactos positivos en el proyecto como por los negativos que puedan llegar. El nivel de riesgo de las decisiones que se toman en el desarrollo del proyecto es muy importante y siempre está presente, pero hay que tenerlo en cuenta en función de los beneficios o perjuicios que se pueden conseguir con una decisión.
Resiliencia
Tanto el proyecto en sí como los miembros del equipo deben ser capaces de adaptarse y superar los obstáculos que puedan surgir en el desarrollo del proyecto. La capacidad de adaptación es imprescindible para el éxito final de cualquier proyecto.
Cuando surgen dudas y obstáculos, el project manager y el resto de integrantes del proyecto han de ser capaces de encontrar soluciones.
Cambio
Independientemente de los problemas que puedan surgir, cualquier proyecto supone un cambio y hay que preparar a los interesados para los cambios que supondrán el éxito del proyecto. Mal entendido, el cambio puede suponer el fracaso del proyecto.
Dominios de desempeño
Junto con estos doce principios, el PMBOK 7 también establece ocho dominios de desempeño en los que el project manager debe llevar a cabo su labor. Estos dominios, aunque se contemplen por separado, se entienden en el PMBOK 7 como un todo integrado e interconectado.
Desempeño de Interesados
Se encarga de las actividades relacionadas con los interesados. El objetivo es el que propone el PMBOK 7 en todo momento, involucrarlos al máximo en todas las áreas del proyecto para ajustarlo a sus requerimientos.
Los resultados que se consiguen con este dominio de desempeño es mantener una relación productiva con los stakeholders y que lo apoyen. La guía recomienda seguir un orden que pone en primer lugar a los clientes y luego al patrocinador para seguir después con los demás.
Desempeño de equipo
El project manager tiene que crear, como ya hemos mencionado, un equipo de alto rendimiento con capacidad de liderazgo en todos sus miembros y con predisposición para trabajar juntos.
Desempeño del enfoque de desarrollo y de ciclo de vida
Hace referencia a las fases de vida del proyecto y a su enfoque. Se trata de establecer los pasos del ciclo de vida del proyecto y el enfoque de desarrollo que debe tener a través de los entregables. Todo este desempeño debe servir para dotar de más valor al proyecto.
Desempeño de la planificación
Trata de la organización y coordinación para aportar los entregables. Es necesario llevar a cabo una planificación con un cronograma y fechas y periodos definidos para dar los entregables, pero flexible para poder ajustarlo a todos los imprevistos que puedan surgir.
Además de entregarse con puntualidad, los entregables tienen que cumplir las expectativas de los interesados. Por eso es tan importante conocerlas bien y tenerlas presente en todo momento.
Desempeño del trabajo del proyecto
Aborda los procesos que debe seguir el proyecto y la gestión de los recursos necesarios para llevarlos a cabo. Contempla también el fomento de un aprendizaje continuo entre todos los miembros del equipo, un aspecto fundamental dentro de la meta general de aportar valor.
Desempeño de la entrega
El proyecto y sus entregables deben culminarse en los plazos establecidos, aportar los beneficios estimados y generar valor al negocio. Es importante que todos los miembros del equipo entiendan la importancia de cumplir estas premisas.
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Desempeño de la medición
Es necesario realizar evaluaciones periódicas para comprobar el nivel de ejecución de lo planeado en un principio. Para poder llevar a cabo estas evaluaciones hay que contar con datos de calidad.
Desempeño de la incertidumbre
La incertidumbre está siempre presente, pero hay que establecer mecanismos y previsiones ante diferentes escenarios que puedan producirse. Es importante intentar anticipar las amenazas y encontrar posibles oportunidades.
La nueva edición de PMBOK 7 supone un cambio en lo que se venía haciendo hasta ahora, un nuevo enfoque que es necesario comprender para lograr la certificación PMP ya que completa a todas las fuentes existentes. Pero, para poder conocer a fondo todo lo necesario para superar este examen, es necesario recibir una formación reglada y completa con un curso estructurado capaz de garantizar el éxito en la asimilación de todas las herramientas y procesos que necesita el project management.
