La transformación digital ha supuesto un cambio radical en el mundo profesional. Diariamente puedes encontrar en internet nuevos puestos de trabajo enfocados a empresas que tienen presencia online y buscan desarrollar un nuevo modelo de negocio que sea rentable y escalable. Pero, ¿quién está al mando de cada proyecto que encontramos en la red? Hoy queremos que conozcas todo lo necesario sobre cómo convertirse en Project Manager.
¿En qué consiste ser Project Manager?
Cada proyecto tiene un principio y una conclusión, en el que existe una hoja de ruta que muestra el proceso necesario para conseguir el objetivo final. El Project Manager es el encargado de visualizar todo este camino, desde el comienzo hasta el fin, asegurándose de que en todas las etapas el trabajo del equipo se realiza correctamente.
No solo es una visualización, sino que un gestor de proyectos también tiene que tomar una actitud activa ante los imprevistos que vayan surgiendo durante la evolución de un proyecto, coordinando cada pieza del equipo de trabajo para conseguir el resultado que la empresa desea.
Y ahora te preguntarás, ¿en qué se diferencia un Project Manager de cualquier jefe de empresa? La respuesta la encontramos en la digitalización. El aprendizaje de un gestor de proyectos necesita sí o sí de metodologías y nuevos aprendizajes que se adapten al nuevo mundo que se ha creado en internet.
Esto supone que un gestor de proyectos o Project Manager debe estar en continua actualización, pendiente de cuándo y cómo avanzan tanto las herramientas como los competidores en este ambiente digital.
¿Cuáles son las características de un Project Manager?
Si ya estás pensando en cómo convertirte en Project Manager, primero espera a que leas las características que debes de reunir para ello. No significa que debas tenerlas todas. Project Manager no solo se nace, sino que también se hace con la formación adecuada.
También hay que tener en cuenta una cosa. Y es que lo más importante de un proyecto es el proyecto en sí. Por eso un Project Manager no es el mismo para cada empresa, ya que este debe adaptar sus habilidades a lo que se necesita en cada momento. Puede que lo que necesites para sacar adelante un e-commerce sea un gestor de proyectos que tenga una muy buena organización, mientras que si estás inmerso en la creación de una agencia publicitaria necesites ser un Project Manager que sepa gestionar correctamente a un equipo creativo.
Aún así, siempre hay un contexto general, y los Project Manager deben adecuarse a una serie de características y habilidades generales.
1. Liderazgo
Quizás esta sea la habilidad más importante que se le debe pedir a un Project Manager. Si buscamos esta palabra en la RAE nos daremos cuenta de que liderazgo tiene como segunda acepción “ejercicio del liderazgo de un grupo”.
Y es que un Project Manager debe tener en cuenta que es la cabeza de turco tanto para las malas como para las buenas noticias de un proyecto. El liderazgo se basa en este caso en saber actuar como impulsor de todas las partes del proyecto, sabiendo atajar los problemas tomando decisiones que ninguna otra persona del equipo podría tomar.
Pero liderazgo no es lo mismo que autoridad. El gestor de proyectos no es un ser omnipresente que haga lo que quiera. Debe ser líder más que jefe, y saber dialogar en todo momento con todas y cada una de las piezas de un proyecto.
2. Organización
La siguiente característica de un Project Manager está ligada a una de las partes más importantes de cualquier proyecto. La organización es clave para poder desarrollar una hoja de ruta con la que conseguir los objetivos de una empresa.
Para ello, el gestor de proyectos debe tener un bagaje previo, ya sea teórico o práctico, sobre cómo organizar tanto un equipo de trabajo como las tareas que hay que realizar en cada momento.
Por eso en la formación de un gestor de proyectos hay un componente muy fuerte de metodologías ágiles y organización.
No solo debe aplicar organización al grupo, sino que además debe ser disciplinado con su método de trabajo. Esto es esencial para que el Project Manager sea capaz de fijar plazos realistas y alcanzables con los que sacar el proyecto adelante.
3. Conocimiento de cada área del proyecto
En cuanto a las características técnicas para convertirse en Project Manager hay que ampliar la visión a un campo muy amplio. Esta visión está ligada a los diferentes campos que abarque la empresa.
¿A qué nos referimos con esto? Pues que un gestor de proyectos debe tener nociones sobre muchas áreas de conocimiento. Contabilidad, metodologías ágiles, marketing digital, SEO y mucho más.
Si un Project Manager no tiene los conocimientos básicos sobre un área de trabajo, le será imposible evaluar si ese grupo estará avanzando en la dirección correcta. Esto se traduce en que no será capaz de tomar decisiones, por lo que automáticamente dejará de ser el gestor de una parte del proyecto.
Y esto no significa que si llegas a ser Project Manager debas saberlo todo. Pero cuando te involucres en una empresa, al menos debes tener los conocimientos básicos sobre cada área de la misma para poder tomar decisiones acordes a las necesidades del proyecto.
Por eso hay una labor de estudio muy importante que el Project Manager debe hacer antes de iniciar un plan. Y en caso de no poder adquirir los conocimientos necesarios sobre un campo determinado, saber escoger a la persona que sí puede hacerlo.
4. Saber identificar y corregir problemas
Cuando las cosas se ponen serias y hay que tomar decisiones difíciles, la persona que tendrá que hacerlo será el Project Manager.
Si algo no funciona en el proyecto, el primer paso de un gestor debe ser identificar cuál es la raíz del problema. Esto puede pasar de diferentes maneras: porque una de las partes del proyecto se lo comunica al Project Manager, porque se da cuenta por sí mismo del problema o porque se denota que no se están alcanzando los objetivos marcados por parte de un grupo del proyecto.
Una vez ha sido identificado el mal, hay que corregirlo inmediatamente. Y esto se traduce en decisiones. Es decir, volvemos a la característica de liderazgo que debe tener la figura del Project Manager. Puede que los problemas sean simples nimiedades fáciles de corregir o puede que el fallo sea estructural. En cualquiera de los casos, el Project Manager debe tomar cartas en el asunto y conseguir solucionar los fallos para seguir una correcta evolución del proyecto.
5. Constante comunicación
Otra de las características más importantes de un gestor de proyectos es la comunicación. Esto es realmente esencial para poder tener un flujo de intercambio de información constante que sirva para la evolución del proyecto.
De nada sirve tener claro que el equipo de marketing está haciendo un trabajo horrible si no sabes encontrar las palabras adecuadas para poder comunicárselo.
Lo mismo pasa con las buenas noticias, y es que en esta profesión se debe saber motivar a un equipo de trabajo haciéndoles ver sus puntos fuertes a la hora de llevar a cabo el proyecto.
La comunicación interna del proyecto se la realiza el Project Manager, y este debe ser claro en cada intercambio de ideas que se dé entre los grupos del trabajo. Para la correcta gestión de proyectos existen diferentes herramientas que te pueden ayudar en tu día a día.
6. Trabajo en equipo
El ego de un Project Manager puede ser la mayor de los infortunios de cualquier proyecto. Un gestor que se ve como un dios que es capaz de tomar todas las decisiones pensando que son las correctas es capaz de dilapidar cualquier empresa.
Por eso un gestor debe ser capaz de dialogar con cada uno de los componentes de un proyecto y fomentar el trabajo en equipo de todas las partes.
Y cuando decimos cada uno de los componentes de un proyecto significa con todo. Por ejemplo, tiene que ser capaz de motivar y dar aliento tanto a la persona que diseña un logo como a la persona que está a la cabeza del equipo de diseño gráfico. Esta es la habilidad, conseguir el trabajo en equipo de las personas con más y menos estatus de un proyecto.
7. Visión a corto, medio y largo plazo
La visión de cada una de las fases de un proyecto es una característica vital de cualquier Project Manager. Para ello debe tener claros en su cabeza los objetivos a corto, medio y largo plazo para la correcta evolución del proceso.
No vale de nada tener claro cuál es el siguiente paso sin saber si este nos hará estar más cerca del objetivo final.
Para ello, al igual que con los conocimientos técnicos, el Project Manager deberá reunirse con cada uno de los grupos de trabajo para establecer cuáles serán las metas en un espacio de tiempo. También es importante que el gestor de proyectos sea capaz de ahondar en la mente de cada una de las personas de la empresa dejando claro cuál es el objetivo final del proyecto.
En el camino, tendrá que ser capaz de establecer nuevos objetivos que vayan surgiendo de las necesidades del proyecto.
Funciones llevadas a cabo en el Project Management
Dejando atrás las habilidades que debes tener si quieres ser un buen Project Manager, toca ahondar en la parte más técnica de lo que es esta profesión.
Obviamente no todos los procesos de trabajo son los mismos para cada Project Manager, y habrá funciones diferentes dependiendo del tipo de proyecto que se tenga que abordar.
Lo que sí está claro es que, en reglas generales, un Project Manager sí debe tener claras algunas de sus funciones antes de comenzar un proyecto.
1. Identificación del entorno
Cuando un gestor de proyectos llega a una empresa, en primer lugar debe identificar tanto las debilidades como las oportunidades de una empresa.
Esto requiere de un gran trabajo de investigación en el que el Project Manager debe tener en cuenta todas las partes de la misma.
Una herramienta que se lleva usando desde que fue inventada por Albert Humphrey en los años 60 es el análisis DAFO. Bien usado, este método sirve para identificar las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de una empresa, que sirven para ejecutar un plan de acción.
2. Diseño del proyecto: dando vida a una idea
Una vez tengamos analizados cada uno de los puntos de la empresa, toca crear una idea que sea consecuente con los datos que hemos obtenido.
En este caso, tú deberás diseñar todo un proyecto que sea capaz de mejorar la eficiencia y productividad de los equipos de trabajo que componen la empresa.
Diseñar un proyecto cuesta mucho, pero tienes que verlo como una meta que forma parte de tu éxito.
Esta meta la deberás presentar a los diferentes equipos de trabajo, para que conozcan cual es el objetivo principal que tú como Project Manager quieres conseguir a largo plazo.
3. Establecer los objetivos
Una vez tengas clara cuál es tu meta final, toca ir estableciendo los objetivos para conseguirla.
Estos se dividen en tres: corto, medio y largo plazo.
A la hora de elegirlos, debes establecer metas realistas y consecuentes con los recursos de los que dispones.
Para establecer los objetivos también debes tener conocimientos de las capacidades de cada equipo, y descartar metas que son inalcanzables o que no aportan valor al objetivo final de la empresa.
Para ello hace falta mucha comunicación, una de las habilidades que ya te habíamos comentado anteriormente. Y es que de nada sirve establecer unos objetivos sin saber si uno de los grupos de trabajo será capaz de llevarlo a cabo.
4. Coordinar los equipos de trabajo
Una vez quedan claros los objetivos, toca coordinar las piezas. Digamos que el Project Manager está supervisando el tablero de ajedrez, estando al tanto de que lo que busca es un jaque mate, y sabiendo que cada una de las piezas juega un papel importante.
En este caso se darán las tareas correspondientes a cada grupo de trabajo, estableciendo deadlines que cada equipo deberá cumplir para la consecución del proyecto.
Para este proceso el gestor debe ser muy consciente de que no solo debe haber una coordinación dentro de los grupos de trabajo, sino que también la debe haber entre ellos.
5. Supervisar los avances
Una vez que los equipos de trabajo están en marcha, es hora de que el gestor de proyectos saque a relucir sus dotes de liderazgo supervisando que cada una de las partes está cumpliendo los objetivos marcados.
En este caso la supervisión es esencial para la búsqueda de puntos fuertes y débiles de cada uno de los equipos.
Esto se traducirá en información, que el gestor deberá filtrar y analizar para ser capaz de dar una solución a cualquier imprevisto que vaya surgiendo en el camino.
Además, esta tarea de supervisión también está supeditada al mismo Project Manager. Deberá autoanalizar si está tomando las acciones correctas para la consecución del proyecto.
También es vital que el gestor vea si el objetivo final sigue siendo el motivo por el que se toman cada una de las acciones. En caso de que no sea así, deberá reestructurar el proyecto. Esta decisión no es fácil de tomar, pero es clave en la supervisión del avance del proyecto.
6. Solucionar los problemas
Si la supervisión ha dado como resultado una serie de problemas en uno o varios grupos de trabajo, el Project Manager deberá encargarse de dialogar con ellos para buscar la mejor solución.
Esta función no es fácil, ya que muchas veces habrá que tomar medidas drásticas, pero es muy necesaria para poder llevar a cabo la meta final.
Hay que tener en cuenta que un proyecto nunca va a salir bien de cabo a rabo, por lo que está función se va a dar sí o sí en alguna de las partes del proyecto. Por eso es esencial que un gestor de proyectos sepa como lidiar con los problemas buscando la solución más acertada para cada caso.
¿Dónde y cómo estudiar para ser Project Manager?
Después de conocer todos los detalles sobre qué es un Project Manager y cuáles son sus características y funciones pensarás que parece una profesión muy difícil de alcanzar. Pero no es así.
Si tienes las dotes para ello, puede ser una labor por la que generes muchos ingresos. Cada día se generan miles de proyectos que tienen que ser liderados por personas con capacidad para ello, así que aquí hay una oportunidad profesional única.
Puede que para ser Project Manager ya tengas las nociones necesarias si has estudiado metodologías como Agile, Scrum, marketing o cualquier formación sobre gestión de empresas.
Pero también debes saber que existen muchas ofertas para aprender la profesión de Project Manager.
Casi todas ellas se encuentran online, y en PMBC disponemos de los mejores cursos para formarte como Project Manager, tanto cursos para preparar las certificaciones del PMI, como para mejorar competencias en Gestión de proyectos y el marco Agile.
Esperamos que esta pequeña guía te haya servido como ayuda para plasmar tus metas de vida profesional, y que dentro de poco estés liderando un proyecto del que puedas sentirte orgulloso.
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