¿Qué es un Project Manager?
Aunque cada vez estamos más familiarizados con el concepto de Project Manager, en realidad, este es un término relativamente reciente. Sin embargo, hoy en día, el puesto de Project Manager es uno de los más demandados y valorados dentro de las empresas. De hecho, se ha dicho mucho durante los últimos años que los Project Managers están de moda, y la verdad, no es para menos. Las principales funciones de un Project Manager son fundamentales para poder liderar equipos y proyectos de forma exitosa.
Pero, antes de hablar de las funciones de un Project Manager, vamos a definir qué es. Tal como indica su traducción el Project Manager es un director de proyecto. También podemos encontrarlo denominado como gestor o jefe de proyectos. De este modo, el Project Manager es la persona encargada de liderar todas las fases de un proyecto, de manera que se cumplan con los objetivos, requisitos y tiempos establecidos. Esta figura está presente mucho antes del comienzo del propio proyecto. Una de las funciones del Project Manager es la de definir y planificar la iniciación del proyecto, preestableciendo las etapas y plazos.
Pero, veamos más en detalle cuáles son las funciones de un Project Manager y por qué es tan importante su labor dentro de las empresas.
Principales funciones de un Project Manager
La dirección de proyectos, o project management, es la metodología destinada a dirigir, gestionar y coordinar los procesos de un proyecto empresarial. Así, las funciones del Project Manager irán dirigidas a la elaboración y desarrollo de la ejecución del proyecto. Esto lo convierte en el máximo responsable de la toma de decisiones. El Project Manager deberá coordinar y gestionar el equipo de manera que se persigan los objetivos marcados.
Las funciones de un Project Manager más relevantes son:
- Definir el objetivo del proyecto
- Desarrollar y planificar el proyecto, sus fases, requisitos y los tiempos de entrega
- Establecer los objetivos
- Monitorizar y hacer seguimiento de todo el progreso
- Dirigir y supervisar al equipo
- Evaluar la calidad de cada entrega
- Solucionar los problemas
- Gestionar a los proveedores
Estas funciones de Project Manager se han vuelto especialmente valoradas en los sectores empresariales de la construcción, las finanzas y seguros, la informática, la comunicación o los servicios públicos, entre otros.
Si analizamos en profundidad cada una de las funciones del Project Manager podremos comprobar que se trata de un perfil muy polivalente. Por ello, la persona que ocupe este puesto debe ser dinámica, proactiva y estar preparada para ser un profesional multitask. Para entender un poco más la relevancia de esta capacidad de multitarea por parte del Project Manager, vamos a examinar en detalle algunas de las principales funciones de este puesto.
Definición del proyecto
Como comentábamos en un apartado anterior, el Project Manager será la persona que iniciará la idea que dará vida al proyecto. La definición del proyecto y la planificación de los objetivos son los pilares con los que el equipo podrá comenzar a construir y trabajar. Esto quiere decir que el Project Manager será el encargado de diseñar la hoja de ruta que guiará todo el proceso.
Plan de objetivos
Una de las funciones de un Project Manager es la organización, una habilidad de la que hablaremos más tarde. No hay posibilidad de éxito sin un plan, por eso establecer un calendario de objetivos es esencial en la posición del Project Manager. En este plan se delimitarán las entregas, fechas y plazos que se deberán seguir durante todo el desarrollo del proyecto.
Desarrollo y supervisión
Ser el director de proyecto conlleva dirigir y supervisar todo el proceso, de hecho, esta es la principal función del Project Manager. Esta tarea permite al Project Manager obtener una visión estratégica del proyecto, a través de la evaluación y el seguimiento del trabajo del equipo. Requiere una atención exhaustiva y el mayor peso de responsabilidad del director. Una adecuada supervisión podrá determinar el éxito o el fracaso de un proyecto.
Solución de problemas
Una de las funciones del Project Manager es la de facilitador del proyecto. Esto quiere decir que, cuando se detecta un obstáculo o inconveniente en el camino, el director de proyecto debe ser capaz de dar una respuesta rápida e intervenir. La resolución de estos problemas puede suponer un cambio en la dirección del proyecto y el Project Manager debe anticiparse a ello y proponer nuevas formas de sacarlo adelante.
Otras funciones del Project Manager
Hay otras funciones del Project Manager que, aunque menos visibles, son igualmente imprescindibles:
- Coach
El tener que dirigir a un equipo humano acerca la labor del Project Manager a la de un coach motivacional. Un Project Manager debe apoyar e incentivar una buena actitud por parte de su equipo. Es el que se mantiene en pie cuando todo se derrumba. Debe desprender siempre energía positiva que contribuya a que el equipo se mantenga motivado en su camino para alcanzar los objetivos marcados.
- Negociador
Ser el director de un proyecto engloba controlar y gestionar todos los agentes que intervienen el desarrollo del plan de objetivos. Por ello también se deben tener dotes de negociación cuando se ocupa un puesto como el de Project Manager. Esta función es especial relevante en el trato con los stakeholders, es decir, las personas interesadas en nuestro trabajo. Una correcta negociación con estos agentes puede marcar la diferencia dentro del proyecto.
¿Qué habilidades debe tener un Project Manager?
Las funciones de un Project Manager precisan de ciertas skills innegociables: polivalencia, flexibilidad y dinamismo son algunas de ellas. Se trata de un puesto de gran responsabilidad en el que se deben atender a múltiples tareas al mismo tiempo. De esta manera, podremos detectar el perfil de un Project Manager en potencia si cuenta con las siguientes habilidades:
- Alma de líder. Es una característica evidente con la que debe contar cualquier buen Project Manager. Un puesto como este necesita que la persona que lo ocupe tenga una personalidad arrolladora y valiente, que pueda aportar confianza a su equipo. Tiene que ser capaz de decidir sobre los aspectos más determinantes del proyecto y tomar las riendas ante cualquier adversidad. Además, debe poder dirigir a su equipo de forma inspiradora y cumpliendo todos los objetivos.
- Habilidades para comunicarse. Dirigir y coordinar equipos de trabajo es imposible si no sabemos comunicarnos de forma adecuada. Lo grandes líderes siempre se han diferenciado por sus grandes dotes comunicativas. En este sentido, un Project Manager no solo debe saber comunicarse, si no también escuchar. Una comunicación efectiva debe ser bidireccional. Por eso el Project Manager debe saber expresarse de forma asertiva, pero también tener empatía y atender a lo que el equipo necesita decir.
- Gran capacidad organizativa. Las funciones de Project Manager son muchas y muy variadas, de manera que la organización es un requisito inevitable de este puesto. Ser una persona organizada, capaz de trazar planes y cumplir con los plazos es una parte fundamental del project management. Todo ello hará del Project Manager una persona capaz de asumir múltiples tareas al mismo tiempo manteniendo la calma.
- Proactividad. Un Project Manager debe anticiparse al cambio a los problemas, es decir, tener una capacidad de reacción rápida y efectiva. Esto no debe ser confundido con la impulsividad, todo lo contrario. Iniciativa y habilidad en la toma de decisiones bajo presión.
- Problem solving. Ser una persona resolutiva es, sin duda, uno de los requisitos indispensables de este puesto. Un Project Manager debe saber identificar los problemas con claridad, cuestionar sus causas y buscar caminos alternativos centrándose en las soluciones. Todo ello supone que el director de proyecto tenga una fortaleza mental y no se resienta ante la adversidad.
¿Qué se necesita para ser Project Manager?
Aunque la labor del Project Manager siempre ha estado presente en las empresas, es desde hace unos años que ha comenzado a profesionalizarse. Esto tuvo como resultado la creación Project Management Institute (PMI), una entidad que actualmente se encarga de promover la certificación de profesionales en dirección de proyectos y formular estándares relacionados con el puesto. Algunas de estas certificaciones son las certificaciones pmp y capm.
Para convertirse en Project Manager se necesita:
- Titulación universitaria
- Experiencia en la dirección de proyectos
Además, deben reunirse las habilidades mencionadas anteriormente, así como tener conocimientos relacionados con los Recursos Humano (RR. HH), la gestión de costes, financiación, riesgos, entre otros. Para ellos existen diferentes cursos y programas que pueden ayudarnos a formarnos de forma más específica en el project management.
También podemos optar a ser acreditados por el Project Management Institute (PMI) registrándonos en su web y realizando un examen específico en el que se pondrán a pruebas nuestros conocimientos sobre la gestión de proyectos.
