Last Planner System (LDS), en su traducción sistema del último planificador, es una metodología que facilita la planificación y el control de la producción. Este sistema permite implementar la filosofía Lean Construction en proyectos que ya se han iniciado o que se han comenzado a construir. De este modo, diríamos que el Last Planner System lo que pretende es estabilizar la producción y evitar posibles urgencias o imprevistos a través de la optimización del plan general de trabajo.
Se dice del Last Planner System que es un sistema cada vez más en auge dentro de las empresas, que es la solución definitiva para la gestión de equipos. Y es que, aunque el método Last Planner System se ha utilizado mayormente dentro del sector de la construcción, ha demostrado dar muy buenos resultados también en otras áreas de trabajo. El objetivo principal de Last Planner System es aumentar la productividad y fomentar la responsabilidad y colaboración de todos los involucrados.
Esta metodología para la planificación reduce los retrasos en el avance de las diferentes tareas que necesitemos llevar a cabo para sacar adelante nuestro Proyecto u obra. Para ello, determina y organiza cada uno de los trabajos o fases de forma que los involucrados conocen cómo y cuándo debe verse cumplida esa parte. Sin adelantarse a los próximos pasos y solaparse en varias tareas a la vez. Así, el método LPS divide el proyecto en partes pequeñas muy bien estructuradas haciendo la carga de trabajo más manejable y eficiente, y facilitando el alcance de los objetivos.
La metodología Last Planner System es una de tantas que podemos utilizar para desarrollar los proyectos. Para saber más tipos de metodologías te dejamos este artículo en el que te contamos los tipos de metodologías ágiles para la gestión de proyectos
En el post de hoy vamos a conocer un poco más en profundidad sobre este sistema y veremos cómo podemos desarrollar nuestro propio Last Planner System.
Cómo se desarrolla un Last Planner System
Last Planner System tiene la capacidad de abordar obras y proyectos ya iniciados o desde su comienzo. De manera que, podríamos decir que tambén puede ser empleado como un sistema de emergencia cuando no se están cumpliendo los plazos.
En cualquiera de ambos casos, Last Planner System nos enfrenta a una pregunta crucial cuando decidimos emplearlo en nuestro proyecto: ¿qué está interrumpiendo el proceso/avance? Esta es la principal cuestión que nos ayudará a desarrollar nuestro Last Planner System.
Tomando como premisa el interrogante anterior, podremos detectar cuáles son los atascos que existen en nuestra obra o proyecto. Una vez los hayamos identificado, tendremos que determinar una solución para cada uno de ellos y un plazo en el que dejarlos resueltos. Esto agilizará el proceso y permitirá que el proyecto siga avanzando, ahora sí, con la garantía de cumplir los plazos establecidos y con el compromiso del equipo de hacerlo posible.
El desarrollo de un Last Planner System supone, en esencia, optimizar la cadena de tareas de nuestro equipo de trabajo lo máximo posible. Habrá fases de nuestro proyecto que necesitan otras para llevarse a cabo, y así continuamente. La planificación mediante LSP conseguirá aumentar la responsabilidad del equipo mejorando también su productividad.
Para poner en marcha esta metodología, estableceremos un programa de planificación del trabajo que se dividirá en cinco fases clave:
- Programa maestro o general
- Programa de fase
- Programa intermedio
- Programa semana
- Aprendizaje o resultados
Una forma de ayudarnos a identificar en qué consiste cada fase es la siguiente:
- Programa maestro y programa de fase → “lo que debemos hacer”
- Programa intermedio → “lo que podemos hacer”
- Programa semanal → “lo que vamos a hacer”
- Aprendizaje y resultados → “lo que se ha hecho”
Fases del Last Planner System
Programa maestro o general
En esta primera fase se identifican los hitos y objetivos clave que persiguen nuestro proyecto. Luego, a cada uno de estos objetivos le asignaremos una fecha para alcanzarlos. Esto nos ayudará a medir el progreso de todo el proyecto y así poder evaluar el éxito de cada una de las acciones que hayamos ido ejecutando.
Programa de fase
En este segundo paso realizaremos un calendario con todas las fases que compongan el proyecto. En este punto es fundamental que las personas implicadas en los hitos anteriores determinen los plazos que llevaría cada tarea. Así el programa de fases podrá establecer unos tiempos fiables que garanticen la consecución de los trabajos.
Programa intermedio
Dentro del programa intermedio se establecerán las tareas para las próximas 4-6-8 semanas en adelante. Lo más importante en esta tercera parte de la planificación es que detectaremos las posibles limitaciones con las que podremos encontrarnos. Preveremos esas interrupciones con anticipación y se gestionará una solución para cada una de ellas.
Programa semanal
Como su propio nombre indica, esta fase será recurrente a lo largo de todo el proyecto, ya que se repetirá cada semana. Se trata pues de una planificación semanal en la que estableceremos de las tareas más inmediatas que deben cumplirse durante ese periodo. Nos ayudará a mejorar la gestión operativa de todos los procesos y del equipo.
Aprendizaje y resultados
Es una parte crucial, ya que será en este momento en el que comprobaremos si la planificación está dando sus frutos y conoceremos el PPC (Porcentaje del Plan Completado). Además, en caso de que algo en el proceso esté fallando, esta fase nos permitirá mejorar nuestros puntos débiles gracias al aprendizaje del seguimiento de nuestros resultados.
Los 5 principios de un Last Planner System
Además de las fases anteriormente descritas, el método Last Planner System cumple con cinco principios fundamentales:
- El trabajo comenzará a ejecutarse una vez se cuenten con todos los recursos y elementos necesarios para ello.
- La consecución de las tareas en proceso y pendientes se evaluarán y controlarán de manera continua. Este principio está directamente relacionado con el Porcentaje del Plan Completado (PPC) que mencionábamos en la fase de aprendizaje y resultados. El PPC se calcula dividiendo el número de actividades previstas completadas entre el total de las actividades planificadas.
- Cuando no se haya completado una de las tareas previstas, se analizará el porqué con el fin de averiguar si está existiendo algún tipo de restricción o impedimento.
- Cada equipo tendrá siempre un repositorio de tareas para que, en caso de que la tarea que fue asignada previamente no pudiera alcanzarse, se realice otra en su lugar. Este principio es imprescindible para que el equipo no pierda productividad y afecte al proceso.
- Todos los elementos o recursos que se vayan a ir necesitando durante los siguientes pasos se prepararán proactivamente.
Estos principios que definen la metodología Last Planner System son comunes a la metodología Lean.
Ventajas del método Last Planner System
Emplear Last Planner System puede aportar numerosos aspectos positivos a nuestro proyecto:
- Ayuda a reducir los costos
- Favorece la productividad
- Fomenta la seguridad, el control e incluso la calidad de todos los procesos
- Permite optimizar cada tarea
- Aumenta la probabilidad de cumplir con los tiempos de entrega
- Optimiza el tiempo y los esfuerzos eliminando tareas o procesos que no añaden valor al proyecto
- Gestiona las posibles restricciones o limitaciones del proyecto de manera anticipada
- Analiza las causas de los problemas
- Refuerza el compromiso del equipo
- Reduce los plazos de entrega
- Cumple con el presupuesto establecido evitando sobrecostos imprevistos