Los desconocidos hitos pre-inicio en la gestión de proyectos. En los Pliegos de Condiciones de Licitación y en los Contratos cuando se tratan los aspectos del Programa de Actividades de los trabajos objeto del mismo, suele ser habitual incluir Hitos de Final o Terminación, ya sea para el entregable total o para los entregables intermedios principales. Además, se suelen especificar los seguimientos y controles periódicos de los procesos productivos o de realización para comparar las previsiones iniciales con lo que realmente se vaya ejecutado.
Sin embargo, no es muy habitual pedir que se documenten y registren lo que denominamos como Hitos de Pre-INICIO, es decir, las fechas clave de preparación de los recursos propios (asignaciones) y ajenos (adquisiciones), así como de presentación a aprobación del desarrollo de detalles necesarios y previos para poder comenzar las actividades en las fechas de inicio programadas.
En esas circunstancias, cuando el Cliente o su Representante realizan un seguimiento del cronograma, carecen de información contrastable, como se observa en la figura siguiente:
A cambio, cuando se incluyen los Hitos de Pre-INICIO relativos a la asignación de RECURSOS y de aprobación de DETALLES, constituyen referencias o indicadores de objetivos a conseguir, cuyo cumplimiento o no se puede contrastar de manera explícita, cuando todavía se tiene margen para realizar acciones correctoras y de mejora que aumenten las probabilidades de cumplir los Hitos de Finalización, además aportan confianza, tal y como se observa en el seguimiento del cronograma de la siguiente figura:
Como conclusión, se considera razonada y justificada la propuesta sobre la importancia de: “incluir en los Pliegos de Licitación y Contratos que se documenten y referencien en el cronograma los Hitos de Pre-INICIO” relativos a la asignación y adquisición de RECURSOS y de presentación del desarrollo de DETALLES, como resultados clave de sus correspondientes procesos de gestión (Project Management) que actúan como facilitadores para el cumplimiento de las fechas de inicio que son los fundamentos para alcanzar los Hitos de Final en las fechas acordadas. ¡La inclusión de Hitos de Pre-INICIO no cuesta más dinero ni tiempo, y a cambio, puede ahorrar muchos disgustos al final!
Este artículo constituye un avance o síntesis, a modo de ejemplo, de alguno de los resultados que estamos obteniendo dentro del marco de un «ESTUDIO DE PROPUESTAS DE INCLUSIÓN DE PROCESOS ESPECÍFICOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS EN LOS PLIEGOS DE CLÁUSULAS PARTICULARES DE LA LCSP» en el que participo junto con mis compañeros Manuel de Acuña, Juan Antonio Hurtado y Pedro Busto; y fue presentado en la Reunión mensual de Socios del PMI-MSC el 27 de mayo de 2014.
José María Núñez Araque, ICCyP, PMP®
Vocal Junta Directiva PMI Madrid Spain Chapter
CEO en AGIPCI Consultores, www.agipci.com
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