El método Kaizen es una filosofía de gran utilidad para las empresas frente a los contextos de gran incertidumbre que estas atraviesan producto de las complejidades y cambios que se dan en el mercado. A su vez, las crisis cada vez son menos previsibles, por lo que contar con un método que ayude a encarar metas a corto plazo podría ser vital.
Pero para comprender mejor cómo el método Kaizen puede mejorar continuamente las empresas que lo utilizan veamos qué es, cómo funciona y sus principales ventajas.
¿Qué es el método Kaizen?
El método Kaizen se originó en Japón en la década de los 50, como una conducta reconstructiva a partir de las secuelas económicas y sociales de la Segunda Guerra Mundial, para hacer frente a las empresas europeas y estadounidenses.
En su etimología, Kaizen es una palabra compuesta derivada de dos kanjis japoneses: KAI significa cambio o reforma y ZEN es la sabiduría o bondad. Lo que nos lleva a entenderlo como proceso de cambio para mejorar .
Es así que el método Kaizen se expresa como una filosofía que guía a la corporación a encontrar el perfeccionamiento de lo que se quiera mejorar.
En la gestión de proyectos, la orientación de este método es un gran aporte para sumar valor a las empresas, ya que establece una metodología basada en la optimización. Para adquirir conocimientos y habilidades que te permitan liderar proyectos y utilizar este tipo de metodologías en equipos certifícate en PMP® y CAMP® con nuestros cursos del PMI®.
El método Kaizen es, a la vez, un sistema de gestión corporativa con el que se busca eliminar prácticas deficientes y de baja productividad que llevan a disminuir el rendimiento de las empresas.
El objetivo del método Kaizen es realizar mejoras constantes mediante la acumulación de pequeñas acciones de cambio que generan impactos positivos a largo plazo, maximizando la producción y aumentando la competitividad de la empresa en el mercado.
¿Cómo funciona el método Kaizen?
Como dijimos, el método Kaizen busca el crecimiento y evolución de la empresa, para ello establece ciertos estándares de calidad y debe ir evaluando los objetivos y sus resultados de forma que se vaya asegurando el mejoramiento.
Para ello, el método Kaizen se guia con las cinco “S”:
- Seiri: clasificar entre lo útil y lo inútil;
- Seiton: ordenar lo útil y decidir sobre lo inútil;
- Seiso: mantener el orden y la limpieza;
- Seiketzu: cuidar la higiene y el aseo personal;
- Sheitzuke: fomentar la disciplina y el autocontrol para una mejor productividad.
De esta manera, se despliega una estrategia que permite lograr un orden y una disciplina tal dentro del equipo de trabajo y de la empresa que permite disminuir, o en el mejor de los casos eliminar, los tiempos improductivos y las malas prácticas. Esto sucede a la vez que se mejora el sistema de producción.
¿Cómo se aplica el método Kaizen?
Para poner en práctica el método Kaizen en la gestión de un proyecto proponemos una serie de pasos que, en términos generales, llevarán a estar practicando el método Kaizen.
Cabe aclarar que no son los únicos, sino que son una guía que llevan a aplicar las cinco “S” de manera efectiva. Con la certificación en PMP y CAMP es posible conocer otras herramientas para orientarlas con esta filosofía.
Pasos para aplicar el método Kaizen:
- Recoger y analizar datos
El objetivo es determinar qué problemas existen en la empresa para encontrar soluciones adecuadas. Hay muchas formas de llevarlo a cabo, un software de encuestas podría ayudar a agilizar este proceso y brinda una mejor accesibilidad a la información que se haya recolectado.
- Verificar
Verificar sobre el terreno todos aquellos problemas que se hayan detectado a través del análisis de datos. Hablar con las personas involucradas, sin buscar culpables, con respeto, y valorando sus capacidades y esfuerzos.
- Establecer orden de prioridades
Organizar valores, asignar un orden de prioridades para facilitar el origen y el por qué de las fallas que afectan el proceso productivo. Y desestimar aquellas tareas que al parecer no dieron resultados productivamente necesarios.
- Simplifica las tareas
Comenzar a asignar pequeñas tareas a cada miembro del equipo, o en grupo, que puedan alcanzar día a día para lograr una mayor efectividad.
- Aplica el método todos los días
Este paso, simplemente consiste en repetir el paso anterior cada día, de esta manera se construye el hábito de ir avanzando a pequeños pasos.
- Calendario de ejecución
Elaborar un calendario de ejecución de las tareas que lleven un poco más de tiempo, adecuado con fechas de implementación claras y asignar un responsable directo a cada una.
- Crear un histograma para evaluar
Para poder tener a la vista las variables que influyen en el proyecto productivo empresarial se recomienda continuar con el histograma. Así se podrá evaluar la productividad de dichas variables.
En términos gráficos, generalmente en el eje horizontal se encuentran los valores de las variables a estudiar y en el eje vertical los datos numéricos, frecuencia o repetición de cada dato.
- Seguimiento de resultados a largo plazo
El objetivo es encontrar los resultados positivos con el método Kaizen que queden registrados y poder aplicarlos a casos similares en el futuro.
Ventajas del método Kaizen
A la hora de aplicar el método Kaizen en el proceso de mejoramiento de las empresas nos encontramos con las siguientes ventajas:
- Reducción de residuos al simplificar las tareas
- Eliminación de procesos inútiles y repetitivos.
- Mejoramiento de la capacidad de autogestión
- Fomenta valores personales y laborales
- Creación de hábitos positivos y constructivos que permanecen
- Aumenta la competitividad de la empresa
- Reducción de los costos
- Aumenta la calidad del producto
- Incremento de la productividad.
- Mayor retención del talento.
- Se crean líderes positivos al interior de los grupos en las empresas
- Aumento del compromiso de los trabajadores.
- Mayor satisfacción de los clientes.
- Resolución rápida de errores y problemas.
- Disminución de la cantidad de accidentes laborales.
- Mejor adaptación de los procesos de evolución tecnológica.
- Adaptación a los cambios en el mercado.
Desarrolla el método Kaizen con la certificación en PMP y CAMP
El método Kaizen, como tantas otras metodologías, requiere ser implementado por personas capaces de relacionarse con todos los actores de la empresa desde un liderazgo positivo. Si es lo que buscas, conoce los cursos que ofrecemos desde PMBC para lograrlo!
